Câu trả lời nhanh
Giá PEO: tính theo nhân viên hay theo % lương
Giá PEO thường được thể hiện theo một trong hai cách: theo mức cố định cho mỗi nhân viên mỗi tháng (PEPM) hoặc theo tỷ lệ phần trăm của tổng lương (payroll). Cả hai cách này đều có thể bình thường, nhưng chi phí thực tế phụ thuộc vào số lượng nhân sự (headcount), tiểu bang của bạn và những dịch vụ được bao gồm.
Trả lời ngắn gọn: mô hình giá nào tốt hơn?
Không có một mô hình “tốt nhất” cho mọi doanh nghiệp. Giá theo PEPM thường dễ hiểu hơn vì bạn trả một mức cố định cho mỗi nhân viên mỗi tháng. Mô hình tính theo % lương có thể nhìn đơn giản ở ban đầu, nhưng tổng chi phí sẽ thay đổi khi tiền lương tăng hoặc giảm.
Nếu bạn đang so sánh các lựa chọn, hãy yêu cầu cung cấp chi phí theo tháng đầy đủ bằng văn bản và đảm bảo bạn đang so sánh cùng những dịch vụ. Tiền lương (payroll), quản lý phúc lợi (benefits administration), hỗ trợ bảo hiểm tai nạn lao động (workers’ comp), hỗ trợ HR và hỗ trợ tuân thủ (compliance support) có thể được gộp khác nhau giữa các nhà cung cấp.
PEO Atlas là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải PEO, không phải đơn vị làm payroll, công ty bảo hiểm hay văn phòng luật. Chúng tôi giúp bạn so sánh nhà cung cấp, nhưng không làm thay phần việc HR cho bạn.
PEPM là gì
PEPM là viết tắt của “per employee per month” (tính theo mỗi nhân viên mỗi tháng). Ví dụ, một nhà cung cấp có thể tính một khoản phí cho mỗi nhân viên đang hoạt động mỗi tháng. Trên thị trường, các mức PEPM dao động tương đối thường nằm đâu đó khoảng $40 đến $160 cho mỗi nhân viên mỗi tháng, nhưng đây không phải là báo giá và con số thực tế có thể nằm ngoài khoảng đó.
PEPM thường dễ lên ngân sách hơn vì phép tính rõ ràng. Nếu đội ngũ của bạn tăng lên, chi phí thường tăng theo số lượng nhân sự. Nếu bạn có nhân viên theo mùa hoặc mức nhân sự thay đổi, hãy hỏi họ tính nhân viên toàn thời gian (full-time), bán thời gian (part-time) và nhân viên mới tuyển (newly hired) như thế nào.
Ngoài ra, hãy hỏi liệu báo giá có bao gồm phí thiết lập (setup fees), xử lý payroll, quản lý phúc lợi, hỗ trợ workers’ compensation, và quyền truy cập HR hay không, hay các khoản đó là phụ thu thêm.
“Tính theo % lương” nghĩa là gì
Một số nhà cung cấp tính theo tỷ lệ phần trăm của tổng lương (gross payroll), thường có khoảng tham chiếu trên thị trường khoảng 2% đến 12%. Chỉ là khoảng tham chiếu chung, không phải cam kết hay báo giá. Giá chính xác phụ thuộc vào ngành của bạn, tiểu bang, cơ cấu nhân viên, phúc lợi và mức độ dịch vụ bạn cần.
Mô hình này có thể khó dự đoán hơn vì chi phí của bạn thay đổi khi payroll thay đổi. Nếu bạn tăng lương, thêm làm thêm giờ (overtime) hoặc thay đổi hoa hồng (commissions), khoản phí cũng có thể thay đổi theo.
Hãy hỏi tỷ lệ phần trăm áp dụng cho tổng payroll hay chỉ áp dụng cho một số loại tiền lương nhất định, và liệu có mức phí tối thiểu theo tháng hay không. Tỷ lệ phần trăm thấp vẫn có thể trở nên đắt nếu nhà cung cấp tính thêm các khoản phí khác.
Cách “co-employment” ảnh hưởng đến giá
PEO là đồng chủ sử dụng lao động (co-employer) cho một số nhiệm vụ liên quan đến payroll, thuế và phúc lợi. Điều đó có nghĩa là PEO sẽ xử lý một phần công việc phía “back office”, nhưng doanh nghiệp của bạn vẫn kiểm soát việc tuyển dụng, sa thải, mức lương (pay rates), lịch làm việc (schedules) và công việc hằng ngày.
“Co-employment” không có nghĩa là bạn từ bỏ công ty của mình. Nó có nghĩa là PEO chia sẻ một số trách nhiệm của người sử dụng lao động trên giấy tờ để có thể quản lý payroll, tờ khai thuế, quản lý phúc lợi và một số nhiệm vụ tuân thủ trong một hệ thống.
Đây là một lý do khiến cách tính giá có thể khác so với một công ty payroll thông thường. Bạn không chỉ trả tiền cho phần mềm payroll; bạn có thể cũng đang trả cho quản trị HR, quyền truy cập phúc lợi và hỗ trợ tuân thủ.
Cách so sánh báo giá mà không bị “cạm bẫy” bởi thuật ngữ
Khi hai báo giá được đặt cạnh nhau, hãy chắc chắn bạn biết chính xác những gì được bao gồm. Một mức giá trông có vẻ rẻ có thể gây hiểu nhầm nếu nhà cung cấp tính thêm phí onboarding (phí làm thủ tục ban đầu), phí hành chính (admin fees), phí cuối năm (year-end fees), phí chấm dứt (termination fees) hoặc tính tiền cho các cuộc gọi hỗ trợ.
- Yêu cầu danh sách phí đầy đủ bằng văn bản.
- Hỏi phí đó tính theo PEPM hay theo % payroll.
- Hỏi điều gì xảy ra nếu headcount thay đổi.
- Hỏi phúc lợi, workers’ comp, thuế payroll và hỗ trợ HR có được bao gồm không.
- Hỏi về thời hạn hợp đồng, gia hạn và quy trình thoát.
Nếu nhà cung cấp thúc ép bạn ký nhanh, đó là một dấu hiệu cảnh báo (red flag). Các dấu hiệu cảnh báo khác bao gồm gộp giá mơ hồ, thời gian “khóa” dài (lock-in), phí thiết lập hoặc phí thoát ẩn, và không có chứng nhận/đối chiếu uy tín rõ ràng (accreditation). Hãy tìm trạng thái PEO được chứng nhận bởi IRS-Certified PEO hoặc chứng nhận ESAC nếu phù hợp, và đọc toàn bộ hợp đồng trước khi ký.
Cần hỏi gì trước khi chọn nhà cung cấp
Trước khi tiến tới, hãy so sánh nhà cung cấp không chỉ dựa vào giá. Một con số thấp hơn không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt hơn nếu dịch vụ mỏng (thin) hoặc hợp đồng khó thoát.
- Những dịch vụ nào được bao gồm trong phí theo tháng?
- Báo giá tính theo mỗi nhân viên, theo mỗi lần chạy payroll, hay theo % payroll?
- Có phí thiết lập, gia hạn hay phí chấm dứt không?
- Độ dài hợp đồng và điều khoản tự gia hạn (auto-renewal) là gì?
- Ai xử lý lỗi payroll, các câu hỏi về phúc lợi và vấn đề tuân thủ?
- Có quy định riêng theo tiểu bang nào có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của tôi không?
Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn, get matched với một PEO hoặc nhà cung cấp outsourcing HR. PEO Atlas miễn phí cho doanh nghiệp, và chúng tôi chỉ thu thập thông tin doanh nghiệp + nhu cầu như: tên doanh nghiệp, headcount, tiểu bang, bạn cần hỗ trợ gì và thông tin liên hệ.
Giá PEO thường là một mức phí cố định theo mỗi nhân viên hoặc là một tỷ lệ % của payroll, và chi phí thực tế phụ thuộc vào công ty của bạn, tiểu bang của bạn và những gì được bao gồm.
Câu hỏi thường gặp
PEPM có phải lúc nào cũng rẻ hơn so với tính theo % lương không?
Không phải lúc nào cũng vậy. PEPM có thể dễ dự đoán hơn, nhưng mô hình “rẻ hơn” còn phụ thuộc vào quy mô payroll của bạn, số lượng nhân sự, phúc lợi, ngành nghề và những dịch vụ được bao gồm. Hãy yêu cầu báo giá đầy đủ bằng văn bản trước khi so sánh.
CPEO là gì?
CPEO là Certified Professional Employer Organization (tổ chức người sử dụng lao động chuyên nghiệp được chứng nhận). Đây là chứng nhận của liên bang IRS dành cho một số PEO. Đây có thể là dấu hiệu hữu ích, nhưng bạn vẫn nên đọc hợp đồng, so sánh phí và xem xét đầy đủ gói dịch vụ.
Tôi có bị mất quyền kiểm soát doanh nghiệp nếu dùng PEO không?
Không. Trong mô hình co-employment, PEO sẽ xử lý một số nhiệm vụ liên quan đến HR, payroll, thuế và phúc lợi, nhưng doanh nghiệp của bạn vẫn giữ quyền kiểm soát việc tuyển dụng, sa thải, mức lương và vận hành hằng ngày.
Tôi nên để ý gì trong hợp đồng với PEO?
Hãy để ý các khoản phí gộp mơ hồ, phí thiết lập, phí thoát, thời gian “khóa” dài, điều khoản tự gia hạn (auto-renewals) và áp lực phải ký nhanh. Hãy đọc toàn bộ hợp đồng, bao gồm các khoản phí, thời hạn, điều khoản gia hạn và điều khoản thoát, trước khi ký.