Hướng dẫn về PEO và thuê ngoài HR

Bắt đầu với những điều cơ bản

Nếu bạn đang tốn quá nhiều thời gian cho bảng lương, phúc lợi, bảo hiểm tai nạn lao động (workers’ comp), giấy tờ tuyển dụng và các công việc quản trị HR, thì các hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu hệ thống dễ hơn. Chúng được viết cho các chủ bận rộn, kể cả người mới bắt đầu điều hành một doanh nghiệp tại Mỹ.

PEO, hay Professional Employer Organization (tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp), có thể giúp quản lý các công việc hậu trường của nhà tuyển dụng như xử lý bảng lương, tiếp cận phúc lợi, quản trị HR và hỗ trợ tuân thủ. PEO khác với dịch vụ tính lương cơ bản: dịch vụ tính lương thường xử lý bảng lương và hồ sơ thuế, nhưng không xử lý đầy đủ “bộ máy HR” toàn diện.

Các hướng dẫn của chúng tôi giải thích rõ từng phần để bạn thấy mình có thể cần gì ngay lúc này, điều gì có thể để sau và những câu hỏi nên hỏi trước khi chọn nhà cung cấp. Để xem nhanh, hãy bắt đầu với PEO là gì.

Các hướng dẫn này giúp bạn hiểu điều gì

Nhiều chủ doanh nghiệp nghe các thuật ngữ bán hàng trước khi nghe lời giải thích đơn giản. Chúng tôi cố gắng làm ngược lại. Các hướng dẫn này tập trung vào các quyết định thực tế: PEO làm gì, co-employment hoạt động thế nào, khi nào thuê ngoài HR là hợp lý và cách định giá thường được cấu trúc ra sao.

Bạn cũng sẽ thấy các mức chi phí theo khoảng giá một cách chân thật. Nhiều PEO tính phí theo một trong hai kiểu: phí theo từng nhân viên mỗi tháng, hoặc tỷ lệ phần trăm trên tổng chi bảng lương. Khoảng thị trường thường rơi vào khoảng $40-$160 cho mỗi nhân viên mỗi tháng, hoặc xấp xỉ 2%-12% trên tổng chi bảng lương, tùy thuộc vào quy mô nhân sự, các dịch vụ bạn chọn, ngành của bạn và bang. Những khoảng này chỉ là thông tin tổng quát, không phải báo giá.

Chúng tôi cũng giải thích sự khác nhau giữa hỗ trợ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn và những lời hứa khiến bạn nên chậm lại. Không có nhà cung cấp nào phù hợp với mọi công ty, và quy định, thuế, phúc lợi sẽ khác nhau theo từng bang.

Co-employment, nói theo cách dễ hiểu

Đây là một phần thường bị hiểu sai nhất. Trong một sắp xếp với PEO, PEO trở thành “đồng sử dụng lao động” (co-employer) cho một số mục đích liên quan đến bảng lương, thuế và phúc lợi. Điều đó không có nghĩa là PEO tiếp quản công ty của bạn.

Doanh nghiệp của bạn vẫn kiểm soát các quyết định quản lý thực sự: ai được tuyển, ai bị sa thải, mức lương, lịch làm việc, nhiệm vụ công việc và công việc hằng ngày. PEO hỗ trợ mảng hậu trường của nhà tuyển dụng. Vì vậy, nhiều chủ doanh nghiệp dùng PEO khi muốn được hỗ trợ mà không muốn mất quyền kiểm soát.

Nếu bạn mới nghe thuật ngữ này, đó là điều bình thường. Các hướng dẫn của chúng tôi phân tích từng bước để bạn hiểu những gì sẽ thay đổi, những gì vẫn thuộc về bạn và những gì cần được ghi rõ trong hợp đồng.

Cách dùng các hướng dẫn này trước khi trao đổi với nhà cung cấp

Hãy dùng các hướng dẫn để sắp xếp câu hỏi của bạn trước khi bạn gọi điện/tham gia buổi trao đổi. Như vậy sẽ dễ so sánh các nhà cung cấp theo cùng các điểm thay vì bị lạc trong các “chiêu” bán hàng khác nhau.

Cách chuẩn bị đơn giản là:
1. Nắm mô hình cơ bản trong PEO là gì.
2. Xem các chi phí phổ biến để bạn biết các dạng định giá thường gặp.
3. Lập danh sách những việc bạn thực sự cần được hỗ trợ: bảng lương, phúc lợi, hỗ trợ tuân thủ, workers’ comp, tuyển dụng hoặc quản trị HR.
4. Yêu cầu từng nhà cung cấp cung cấp đầy đủ cấu trúc phí, thời hạn hợp đồng, điều khoản gia hạn và điều khoản thoát (exit) / kết thúc.
5. Kiểm tra xem nhà cung cấp có trạng thái PEO được IRS-Certified hay có chứng nhận ESAC (ESAC accreditation) không.

Hãy để ý các “cờ đỏ”: gói giá quá mơ hồ, phí thiết lập xuất hiện muộn, điều khoản cam kết dài, quy tắc hủy không rõ ràng hoặc bị gây áp lực để ký nhanh. Luôn đọc toàn bộ hợp đồng trước khi ký.

PEO Atlas làm — và không làm — những gì

PEO Atlas là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi không phải là PEO, công ty trả lương, bộ phận HR, công ty môi giới bảo hiểm, đơn vị cung cấp thuế, hoặc văn phòng luật, và chúng tôi không thực hiện công việc HR.

Chúng tôi cung cấp thông tin tổng quát và giúp các doanh nghiệp được ghép nối với các nhà cung cấp PEO và dịch vụ thuê ngoài HR tham gia. Nếu bạn muốn được giúp so sánh các lựa chọn, hãy được ghép cặp. Dịch vụ này miễn phí cho doanh nghiệp của bạn.

Để hỗ trợ việc ghép cặp, chúng tôi chỉ thu thập thông tin về doanh nghiệp và nhu cầu, như tên doanh nghiệp, số lượng nhân sự (headcount), bang, bạn cần hỗ trợ gì và thông tin liên hệ của bạn. Chúng tôi không yêu cầu EIN, số tài khoản ngân hàng, số An Sinh Xã Hội của nhân viên, danh sách nhân viên đầy đủ, thông tin thu nhập hoặc hồ sơ sức khỏe.

Nếu bạn có câu hỏi về quy trình, hãy truy cập help. Đối với các quyết định về pháp lý, thuế, phúc lợi hoặc bảo hiểm, hãy trao đổi với nhà cung cấp có giấy phép, kế toán hoặc luật sư tại bang của bạn.