Chi phí PEO và thuê ngoài HR là bao nhiêu?

Câu trả lời ngắn: PEO và thuê ngoài HR thường tốn bao nhiêu

Một mức giá PEO phổ biến thường rơi vào khoảng $40 đến $160 mỗi nhân viên mỗi tháng. Một số nhà cung cấp khác tính theo tỷ lệ phần trăm của bảng lương, thường vào khoảng 2% đến 12%. Đây là các khung giá chung, không phải báo giá.

Số tiền thực tế của bạn phụ thuộc vào một vài yếu tố cơ bản: bạn có bao nhiêu nhân viên, bạn muốn sử dụng những dịch vụ nào, tiểu bang của bạn, quy mô bảng lương, và mức độ phức tạp trong cách tổ chức của bạn. Doanh nghiệp có 8 nhân viên ở một tiểu bang có thể nhận được một báo giá rất khác so với doanh nghiệp có 40 nhân viên ở nhiều tiểu bang.

Nói đơn giản, bạn càng muốn nhiều hỗ trợ và cách tổ chức nhân sự càng phức tạp thì bạn càng nên dự trù chi phí cao hơn. Tuy nhiên, giá cao hơn không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với phù hợp hơn. Câu hỏi đúng là: dịch vụ có đúng với nhu cầu của bạn không và các khoản phí có được giải thích rõ ràng không.

Hai mô hình tính phí chính: PEPM vs phần trăm của bảng lương

Mô hình đầu tiên là PEPM, nghĩa là tính theo mỗi nhân viên mỗi tháng. Ví dụ: nếu nhà cung cấp tính một khoản phí theo tháng cho mỗi người lao động, hóa đơn của bạn thường sẽ tăng hoặc giảm tùy theo số lượng nhân sự. Nhiều chủ doanh nghiệp thích mô hình này vì dễ đọc và dễ lên ngân sách.

Mô hình thứ hai là tính theo phần trăm của bảng lương. Với cách này, phí gắn với tổng bảng lương của bạn. Nếu lương, thưởng hoặc làm thêm giờ tăng, chi phí của bạn cũng có thể tăng theo. Điều này có thể ổn với một số doanh nghiệp, nhưng điều quan trọng là phải hiểu rõ chính xác phần nào được bao gồm và phần nào không.

Khi bạn so sánh báo giá, đừng chỉ nhìn vào mô hình tính phí. Hãy hỏi tổng chi phí theo tháng và theo năm, các khoản phí thiết lập (setup) nếu có, các khoản phí quản trị phúc lợi (benefits administration) nếu có, và chi phí dịch vụ bảo hiểm tai nạn lao động (workers' comp) hoặc thuế bảng lương (payroll tax) riêng. Hai báo giá có thể trông giống nhau ban đầu, nhưng vẫn khác rất nhiều khi liệt kê đầy đủ mọi khoản phí.

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cách hoạt động của giá, xem PEO cost explained.

Trong giá có thể bao gồm những gì

Một gói PEO hoặc thuê ngoài HR có thể bao gồm xử lý bảng lương, quản trị thuế bảng lương, hỗ trợ tuyển dụng/nhập việc (onboarding) cho nhân viên, quản trị HR, quyền truy cập vào phúc lợi, hỗ trợ tuân thủ, quản trị workers' comp, và hỗ trợ với các hệ thống HR cơ bản. Một số nhà cung cấp gộp nhiều hạng mục vào một gói. Một số khác tính riêng từng phần.

Vì vậy, một con số ban đầu thấp có thể gây hiểu lầm. Báo giá rẻ hơn có thể loại trừ các dịch vụ mà bạn nghĩ là đã được bao gồm, hoặc có thể phát sinh thêm phí sau này như phí setup, biểu mẫu cuối năm (year-end forms), bảng lương đa tiểu bang (multi-state payroll), chạy bảng lương ngoài chu kỳ (off-cycle payroll runs), quản trị phúc lợi (benefits administration), hoặc hỗ trợ nhân viên.

Hãy yêu cầu một báo giá chi tiết theo từng hạng mục bằng ngôn ngữ đơn giản. Bạn cần xem hiện tại phần nào được bao gồm, phần nào tốn thêm, và điều gì xảy ra nếu bạn tăng nhân sự hoặc mở rộng sang tiểu bang khác.

Điều gì làm giá tăng hoặc giảm

Số lượng nhân sự (headcount) rất quan trọng. Trong nhiều trường hợp, đội ngũ càng lớn thì bạn càng nhận được giá tốt hơn vì nhà cung cấp phân bổ khối lượng công việc trên nhiều nhân viên hơn. Các công ty rất nhỏ vẫn có thể phù hợp với PEO, nhưng chi phí theo tháng trên mỗi nhân viên có thể cao hơn.

Tiểu bang của bạn cũng ảnh hưởng. Quy định, thuế, workers' comp và yêu cầu về phúc lợi khác nhau theo tiểu bang. Doanh nghiệp hoạt động nhiều hơn một tiểu bang thường phức tạp hơn doanh nghiệp chỉ có nhân viên ở một tiểu bang.

Ngành nghề của bạn cũng có thể tác động đến chi phí. Doanh nghiệp có mức độ rủi ro workers' comp cao hơn, tỷ lệ nghỉ việc cao hơn, lịch làm việc thay đổi, hoặc cần nhiều yêu cầu tuân thủ hơn có thể nhận được mức giá khác so với doanh nghiệp văn phòng đơn giản.

Yếu tố quyết định cuối cùng là mức độ dịch vụ. Nếu bạn chỉ cần xử lý bảng lương và quản trị HR cơ bản, giá có thể khác so với một thỏa thuận PEO đầy đủ bao gồm quản trị phúc lợi, hỗ trợ tuân thủ, hỗ trợ tuyển dụng, và hỗ trợ bộ phận hậu cần (back-office) rộng hơn. Bạn có thể xem các nhóm dịch vụ phổ biến trên trang services page.

• Số lượng nhân sự và quy mô bảng lương
• Một tiểu bang vs thiết lập đa tiểu bang
• Rủi ro theo ngành và hồ sơ workers' comp
• Chỉ bảng lương cơ bản vs hỗ trợ HR rộng hơn

Co-employment (cùng sử dụng lao động) nghĩa là gì về chi phí và quyền kiểm soát

Với một PEO, thường sẽ có thỏa thuận co-employment. Nói đơn giản, PEO trở thành co-employer cho một số mục đích về bảng lương, thuế và phúc lợi. Tuy vậy, doanh nghiệp của bạn vẫn kiểm soát các quyết định kinh doanh thực tế: tuyển dụng, sa thải, mức lương, lịch làm việc và công việc hằng ngày.

Điều này quan trọng vì bạn không “bàn giao” công ty của mình. Bạn sử dụng hạ tầng bên ngoài để quản trị tư cách “employer” (tổ chức sử dụng lao động) trong khi vẫn giữ quyền kiểm soát đội ngũ của bạn. Với nhiều chủ doanh nghiệp, giá trị thực tế nằm ở chỗ: giảm thời gian cho các tác vụ back-office, trong khi doanh nghiệp vẫn là người đưa ra quyết định.

PEO Atlas là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải PEO, công ty payroll, công ty HR, đại lý bảo hiểm (insurance broker) hay văn phòng luật. Chúng tôi không thực hiện công việc HR. Chúng tôi cung cấp thông tin chung và giúp doanh nghiệp so sánh các lựa chọn.

Cách so sánh báo giá mà không bị “bán quá đà”

Trước khi ký bất cứ điều gì, hãy yêu cầu toàn bộ hợp đồng và đọc kỹ các phần về giá, thời hạn, gia hạn (renewal) và điều khoản thoát (exit). Hãy để ý các khoản phí gộp mơ hồ, thời hạn cam kết dài (long lock-in terms), phí setup ẩn, phí thoát hợp đồng (exit fees), và áp lực phải ký nhanh. Cũng nên kiểm tra xem nhà cung cấp có phải là IRS-Certified và/hoặc được ESAC công nhận (accredited) hay không.

Một cách đơn giản để so sánh các lựa chọn là:

1. Yêu cầu tất cả các khoản phí bằng văn bản.
2. Xác nhận những dịch vụ nào được bao gồm và những dịch vụ nào bị loại trừ.
3. Hỏi giá sẽ thay đổi ra sao nếu số lượng nhân sự thay đổi.
4. Hỏi về phí setup, gia hạn và phí thoát.
5. Hỏi cách xử lý nhân viên đa tiểu bang.
6. Xem toàn bộ hợp đồng trước khi ký.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ thu hẹp lựa chọn, get matched. PEO Atlas miễn phí cho doanh nghiệp. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và nhu cầu như tên doanh nghiệp, số lượng nhân sự, tiểu bang, bạn cần được hỗ trợ gì và thông tin liên hệ. Chúng tôi không yêu cầu EINs, số tài khoản ngân hàng, số Social Security của nhân viên (employee SSNs), danh sách nhân viên đầy đủ (full employee rosters), thông tin thu nhập, hay hồ sơ sức khỏe.

Trang này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn HR, thuế, bảo hiểm, phúc lợi hoặc pháp lý. Chi phí và quy định khác nhau theo tiểu bang, vì vậy hãy xác nhận trực tiếp chi tiết với một nhà cung cấp được cấp phép và, khi cần, với kế toán hoặc luật sư của bạn.