Цены PEO: оплата за сотрудника или процент от фонда оплаты труда

Короткий ответ: какая модель цены лучше?

Для каждой компании нет единой «лучшей» модели. Цена PEPM обычно понятнее: вы каждый месяц платите фиксированную сумму за каждого сотрудника. Модель «процент от фонда оплаты труда» поначалу может казаться простой, но итоговая стоимость меняется, когда зарплаты растут или снижаются.

Если вы сравниваете варианты, попросите полный месячный расчет в письменном виде и убедитесь, что сравниваете одинаковый набор услуг. Администрирование зарплат, управление льготами (benefits), поддержка по workers’ comp, помощь по HR и поддержка по комплаенсу могут по-разному объединяться у разных провайдеров.

PEO Atlas — бесплатный сервис сопоставления, а не PEO, не провайдер payroll, не страховая компания и не юридическая фирма. Мы помогаем сравнивать провайдеров, но HR-работу за вас не выполняем.

Что означает PEPM

PEPM означает «per employee per month» — «за сотрудника в месяц». Например, провайдер может брать одну фиксированную плату за каждого действующего сотрудника каждый месяц. На рынке ориентировочные диапазоны PEPM часто находятся примерно в пределах от $40 до $160 за сотрудника в месяц, но это не предложение с точной ценой (не quote), и реальное число может быть как внутри, так и за пределами этого диапазона.

PEPM часто проще планировать, потому что расчет понятный. Если команда растет, стоимость обычно растет вместе с численностью (headcount). Если у вас сезонные сотрудники или меняется штат, спросите, как провайдер считает full-time, part-time и сотрудников, нанятых недавно.

Также спросите, входят ли в расчет/setup (quote) сборы за запуск, обработка payroll, администрирование льгот (benefits administration), поддержка по workers’ compensation и доступ к HR, или же это оплачивается отдельно.

Что означает процент от фонда оплаты труда

Некоторые провайдеры берут процент от валового фонда оплаты труда (gross payroll), часто с ориентировочным рыночным диапазоном примерно от 2% до 12%. Это только общий диапазон, а не обещание и не точная цена (не quote). Точная стоимость зависит от вашей отрасли, штата, состава сотрудников, льгот и того, сколько услуг вам нужно.

Эта модель может быть сложнее для прогнозирования, потому что ваши расходы меняются вместе с payroll. Если вы повышаете зарплаты, добавляете overtime или меняете комиссионные, комиссия тоже может измениться.

Уточните, применяется ли процент к общему payroll или только к некоторым видам выплат, а также есть ли минимальные ежемесячные платежи. Низкий процент все равно может оказаться дорогим, если провайдер добавит другие сборы.

Как co-employment влияет на цену

PEO выступает как co-employer для некоторых задач по payroll, налогам и льготам (benefits). Это значит, что PEO берет на себя часть работы в бэк-офисе, но ваша компания по-прежнему контролирует найм, увольнение, ставки оплаты, графики и повседневную работу.

Co-employment не означает, что вы теряете свою компанию. Это значит, что PEO разделяет часть обязанностей работодателя на бумаге, чтобы payroll, налоговые отчеты, администрирование льгот и некоторые задачи комплаенса можно было вести в одной системе.

Одна из причин, почему цены могут выглядеть иначе, чем у обычной payroll-компании: вы платите не только за программное обеспечение для payroll; возможно, вы также оплачиваете администрирование HR, доступ к льготам и поддержку по комплаенсу.

Как сравнивать коммерческие предложения, не попадая на уловки в терминологии

Когда два расчета стоят рядом, убедитесь, что вы точно понимаете, что входит в стоимость. Дешевая на вид цена может быть вводящей в заблуждение, если провайдер добавляет сборы за onboarding (подключение), admin fees (административные сборы), year-end fees (сборы на конец года), termination fees (сборы при расторжении) или берет отдельную плату за звонки в поддержку.

1. Попросите полный список сборов в письменном виде.
2. Уточните, это PEPM или процент от фонда оплаты труда.
3. Спросите, что будет, если изменится численность.
4. Уточните, включены ли льготы (benefits), workers’ comp, payroll taxes и поддержка по HR.
5. Узнайте про срок контракта, продление (renewal) и процесс выхода (exit).

Если провайдер давит, чтобы вы подписали быстро, это красный флаг. Другие красные флаги: слишком туманные объединенные (bundled) цены, длительные условия «на привязке» (long lock-in), скрытые сборы за запуск или выход, а также отсутствие понятной аккредитации. При необходимости ищите статус IRS-Certified PEO или аккредитацию ESAC и прочитайте полный контракт перед подписанием.

Что спросить перед тем, как выбрать провайдера

Прежде чем двигаться дальше, сравните провайдеров не только по цене. Более низкое число не всегда означает лучшую сделку, если услуги скудные или контракт сложно расторгнуть.

• Какие услуги входят в ежемесячную стоимость?
• Расчет идет «за сотрудника», «за один payroll run» или как процент от фонда оплаты труда?
• Есть ли сборы за запуск, продление (renewal) или расторжение?
• Какова длина контракта и условия auto-renewal (автопродления)?
• Кто отвечает за ошибки payroll, вопросы по льготам и проблемы комплаенса?
• Какие правила, характерные для моего штата, могут повлиять на мой бизнес?

Если вам нужна помощь с сравнением вариантов, get matched с PEO или провайдером аутсорсинга HR. Для бизнеса PEO Atlas — бесплатно, и мы собираем только данные о бизнесе и потребностях: например, название вашей компании, численность, штат, чем именно вам нужна помощь, а также контактную информацию.