Tuân thủ nhân sự và giấy tờ

Tuân thủ HR nghĩa là gì trong bối cảnh vận hành thực tế

Tuân thủ HR là một bộ hồ sơ biểu mẫu, thông báo, lưu trữ hồ sơ, thời hạn, và các quy tắc nơi làm việc đi kèm với việc có nhân viên tại Hoa Kỳ. Thông thường bao gồm giấy tờ khởi động (onboarding), quy tắc tiền lương và giờ làm, hồ sơ nhân viên, các băng rôn/poster và thông báo bắt buộc, chính sách sổ tay, theo dõi nghỉ phép, và luôn cập nhật khi quy định liên bang hoặc tiểu bang thay đổi.

Với doanh nghiệp nhỏ, công việc này dễ bị đánh giá thấp vì đôi khi nó không có vẻ “cấp bách” cho đến khi bị thiếu một biểu mẫu, xảy ra sai sót khi trả lương, hoặc phát sinh vấn đề với nhân viên. Trên thực tế, tuân thủ là một phần kiểm soát tài liệu, một phần quy trình, và một phần yếu tố thời gian.

Một PEO thường giúp bằng cách đưa các nhiệm vụ này vào một hệ thống và một luồng công việc. Điều này có thể giảm giấy tờ thủ công và giúp đội ngũ của bạn áp dụng quy trình nhất quán hơn trong tuyển dụng, trả lương, phúc lợi, chấm công, và quản lý hồ sơ nhân viên.

PEO Atlas là dịch vụ ghép đôi miễn phí, không phải PEO và cũng không phải nhà cung cấp HR, payroll, tax, insurance hay legal. Chúng tôi chỉ cung cấp thông tin tổng quát. Quy định khác nhau theo từng tiểu bang, vì vậy để được tư vấn cho tình huống cụ thể của bạn, hãy trao đổi với một PEO được cấp phép, kế toán của bạn, hoặc luật sư.

PEO thường hỗ trợ gì cho tuân thủ HR

PEO thường hỗ trợ khung tuân thủ vận hành hằng ngày xoay quanh nhân viên của bạn. Phạm vi cụ thể sẽ khác nhau tùy theo nhà cung cấp, tiểu bang và gói dịch vụ, nhưng đa số doanh nghiệp cần hỗ trợ ở một số mảng cốt lõi.

Hỗ trợ phổ biến có thể bao gồm: các biểu mẫu onboarding, hỗ trợ quy trình I-9 và W-4, báo cáo tuyển dụng nhân sự mới, mẫu sổ tay nhân viên và cập nhật chính sách, các thông báo lao động bắt buộc, lưu trữ tài liệu, quy trình giấy tờ cho việc chấm dứt, hỗ trợ quản trị nghỉ phép, hướng dẫn quy trình tiền lương và giờ làm, và hỗ trợ giúp hồ sơ được sắp xếp để phục vụ kiểm tra (audit) hoặc xử lý khiếu nại.

Nhiều PEO cũng liên kết tuân thủ với việc quản trị payroll và benefits. Ví dụ, hệ thống có thể giúp theo dõi phân loại nhân viên, chính sách paid time off, các quy trình liên quan ACA dành cho các nhà tuyển dụng đủ điều kiện, và các thông báo bắt buộc gắn với việc đăng ký phúc lợi.

Một số nhà cung cấp còn cung cấp quyền truy cập chuyên gia HR, cảnh báo tuân thủ, công cụ đào tạo, và dashboard công nghệ nhắc bạn về thời hạn hoặc các biểu mẫu bị thiếu. Bạn có thể tìm hiểu thêm về mô hình tổng thể tại what is a PEO hoặc xem thêm các PEO services.

• Giấy tờ onboarding và thiết lập hồ sơ nhân viên
• Luồng công việc cho I-9, W-4 và báo cáo tuyển dụng nhân sự mới
• Mẫu sổ tay và mẫu chính sách
• Thông báo nơi làm việc bắt buộc và các cập nhật luật lao động
• Hỗ trợ quản lý nghỉ phép, lưu trữ hồ sơ và quy trình chấm dứt

Thông thường KHÔNG bao gồm những gì

PEO có thể giúp rất nhiều, nhưng không có nghĩa là mọi vấn đề tuân thủ sẽ biến mất. Phần lớn nhà cung cấp không thay thế luật sư về lao động, và cũng không loại bỏ trách nhiệm của bạn trong việc vận hành đúng quy định nơi làm việc.

Ví dụ, nhà cung cấp có thể cung cấp mẫu biểu, luồng công việc, lời nhắc, và hướng dẫn chung, nhưng các tranh chấp nhân viên phức tạp, khiếu nại liên quan phân biệt đối xử, vụ kiện, vấn đề công đoàn, câu hỏi pháp lý riêng về di trú, hoặc việc diễn giải pháp luật theo từng tiểu bang có thể cần đến luật sư.

Việc nộp hồ sơ thuế và các vấn đề về bảo hiểm cũng có thể phải làm với kế toán, broker, công ty bảo hiểm (carrier), hoặc một chuyên gia được cấp phép khác tùy theo bản chất vấn đề.

Ngoài ra, PEO cũng không thể giám sát các quản lý của bạn, không thể ngăn họ đưa ra quyết định kém, và cũng không thể biết các sự kiện mà bạn không chia sẻ. Nếu doanh nghiệp phân loại nhân viên sai, không tuân theo các chính sách của chính mình, trả lương không đúng cách, hoặc bỏ qua các vấn đề đã được ghi nhận bằng tài liệu, thì đó vẫn là rủi ro của doanh nghiệp.

Vì vậy, việc đặt các câu hỏi thật thẳng thắn về việc nhà cung cấp xử lý phần nào, chỉ hỗ trợ ra sao, và phần nào vẫn thuộc đội ngũ nội bộ của bạn là rất quan trọng.

Co-employment: có gì thay đổi và những gì vẫn thuộc về bạn

Với PEO, thường sẽ có mối quan hệ co-employment. Nói đơn giản, PEO trở thành đồng-người sử dụng lao động (co-employer) cho một số mục đích quản trị payroll, tax, benefits và HR.

Doanh nghiệp của bạn vẫn giữ quyền kiểm soát công ty và lực lượng lao động. Bạn quyết định tuyển ai, cho ai thôi việc, mức lương, lịch làm việc, nhiệm vụ công việc, quản lý hiệu suất và giám sát hằng ngày. PEO không vận hành các hoạt động của bạn.

Hãy hình dung như thế này: nhà cung cấp giúp quản lý “back office” của người sử dụng lao động, còn bạn giữ quyền kiểm soát phần vận hành thực tế của doanh nghiệp. Cấu trúc này là một lý do nhiều chủ doanh nghiệp dùng PEO khi muốn có hỗ trợ HR được tổ chức tốt hơn mà không cần xây dựng hẳn một bộ phận HR nội bộ.

Trước khi ký hợp đồng, hãy yêu cầu nhà cung cấp giải thích co-employment theo cách đơn giản cho tiểu bang của bạn và cách thiết lập của bạn. Hãy đọc kỹ toàn bộ hợp đồng, bao gồm trách nhiệm, giới hạn dịch vụ, điều khoản gia hạn, và điều khoản rời (exit).

Chi phí là bao nhiêu và điều gì ảnh hưởng đến giá

Hỗ trợ tuân thủ HR thường nằm trong một gói PEO tổng thể hơn là một hạng mục riêng lẻ. Nhiều PEO định giá theo phí theo từng nhân viên mỗi tháng (per-employee-per-month) hoặc theo mô hình dựa trên tỷ lệ phần trăm gắn với payroll. Một mức khoảng chung thường là khoảng $40 đến $160 cho mỗi nhân viên mỗi tháng, trong khi một số cách tính theo phần trăm có thể nằm khoảng 2% đến 12%.

Đây không phải là báo giá. Con số thực tế phụ thuộc vào số lượng nhân sự (headcount), tiểu bang của bạn, ngành nghề, tần suất trả lương (payroll frequency), việc có bao gồm phúc lợi hay không, cách thiết lập workers' comp, nhu cầu công nghệ, và mức độ hỗ trợ HR bạn muốn.

Ngoài ra, hãy hỏi về phí thiết lập (setup fees), phí cuối năm (year-end fees), phí quản trị benefits, phí xử lý payroll, và phí rời (exit charges). Một trong những vấn đề lớn nhất của hợp đồng không phải là con số trên tiêu đề, mà là cách ghép gói hoặc mô tả phí mơ hồ khiến bạn khó thấy chính xác bạn đang trả cho cái gì.

Nếu bạn muốn bức tranh rõ hơn về các mô hình giá phổ biến, hãy xem PEO costs. Khi so sánh các nhà cung cấp, hãy yêu cầu từng bên tách bạch các khoản phí thật rõ ràng để bạn có thể so sánh cùng một phạm vi dịch vụ.

Cách so sánh nhà cung cấp và được ghép đúng

Một sự “match” tốt bắt đầu bằng danh sách rõ ràng những việc đang tạo ra gánh nặng cho bạn ngay bây giờ. Có thể là cập nhật sổ tay, giấy tờ onboarding, hồ sơ nhân viên, theo dõi nghỉ phép, hoặc việc cập nhật các thông báo theo tiểu bang. Khi bạn đã xác định được danh sách vấn đề, việc so sánh các nhà cung cấp sẽ dễ hơn rất nhiều.

Khi xem xét các lựa chọn, hãy tìm hợp đồng ngôn ngữ đơn giản, phạm vi dịch vụ rõ ràng, và các tiêu chuẩn được công nhận như trạng thái PEO được IRS-Certified hoặc chứng nhận ESAC. Hãy cảnh giác với các dấu hiệu đỏ: phí ghép gói mơ hồ, điều khoản cam kết dài, phí thiết lập hoặc phí rời bị ẩn, không có chứng nhận, hoặc bị gây áp lực để ký nhanh.

PEO Atlas miễn phí cho doanh nghiệp. Chúng tôi chỉ là dịch vụ ghép đôi. Chúng tôi không thực hiện công việc HR. Chúng tôi thu thập thông tin cơ bản về doanh nghiệp và nhu cầu (need) của bạn, chẳng hạn như tên doanh nghiệp, số lượng nhân sự, tiểu bang, bạn cần được hỗ trợ về vấn đề gì, và thông tin liên hệ. Chúng tôi không yêu cầu EINs, số tài khoản ngân hàng, số Social Security của nhân viên, danh sách nhân viên đầy đủ, chi tiết thu nhập, hoặc hồ sơ sức khỏe.

Để bắt đầu, bạn có thể get matched. Doanh nghiệp vẫn giữ quyền kiểm soát: bạn so sánh các nhà cung cấp, đặt câu hỏi, đọc kỹ toàn bộ hợp đồng và chọn bên phù hợp để làm việc cùng.

• Nắm 3 vấn đề tuân thủ quan trọng nhất trước khi so sánh báo giá
• Hỏi phần nào được bao gồm, phần nào tính thêm chi phí, và phần nào không được bao phủ
• Kiểm tra điều khoản hợp đồng, gia hạn, hủy và phí rời
• Xác nhận chứng nhận và phạm vi phủ theo tiểu bang