Chúng tôi đã hỗ trợ như thế nào
Một nhà thầu đã kiểm soát được bảo hiểm tai nạn lao động và rủi ro
Đây là một câu chuyện minh hoạ đã ẩn danh về việc một nhà thầu nhỏ chuyển sang PEO để được hỗ trợ bảng lương, phúc lợi, bảo hiểm tai nạn lao động và tuân thủ (compliance). Không phải câu chuyện của một khách hàng có tên, và kết quả sẽ khác nhau tuỳ theo từng tiểu bang và tình hình doanh nghiệp.
Vấn đề: quá nhiều điều bất ngờ với bảo hiểm tai nạn lao động và công tác hành chính
Một nhà thầu nhỏ với đội ngũ đang mở rộng đang tốn quá nhiều thời gian cho bảng lương, giấy tờ tại công trường và việc theo dõi bảo hiểm. Chủ doanh nghiệp biết rằng công ty cần bảo hiểm tai nạn lao động, hỗ trợ bảng lương và giúp giữ mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, nhưng bộ phận hành chính lại liên tục gây cản trở cho các công việc thực tế.
Điểm đau lớn nhất là tính khó lường. Phí thay đổi khi bảng lương thay đổi, có câu hỏi về phân loại công việc và các cuộc kiểm tra (audits), và chủ doanh nghiệp cảm thấy cứ mỗi lần tuyển thêm người lại phát sinh thêm nhiều thủ tục hành chính. Bên cạnh đó, các nhiệm vụ tuân thủ lại rơi vào bàn của chủ doanh nghiệp thay vì nằm trong một hệ thống đơn giản.
Như nhiều doanh nghiệp nhỏ khác, công ty này không cần một bộ phận HR nội bộ đầy đủ. Công ty cần một cách gọn gàng hơn để vận hành bảng lương, quản lý việc người lao động được bảo hiểm, và ngăn giấy tờ bị chất đống.
- Câu chuyện minh hoạ, không phải công ty thật và không phải cam kết
- Quy định, chi phí và phạm vi bảo hiểm khác nhau theo tiểu bang
PEO đã giúp thiết lập những gì
Chủ doanh nghiệp sử dụng How it works và sau đó Get matched để tìm một nhà cung cấp có thể hỗ trợ bảng lương, phúc lợi cho nhân viên, bảo hiểm tai nạn lao động và tuân thủ HR trong một nơi. PEO Atlas là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải PEO, công ty bảo hiểm hay nhà cung cấp bảng lương, nên chủ doanh nghiệp vẫn so sánh các lựa chọn và tự chọn nhà cung cấp trực tiếp.
Việc triển khai đã đưa một số nhiệm vụ ở phía sau (back-office) vào một hệ thống có tổ chức hơn. Bảng lương được gắn chặt hơn với số lượng nhân sự hiện tại, bảo hiểm tai nạn lao động trong câu chuyện được xử lý theo phong cách trả theo mức sử dụng, và nhà cung cấp giúp chủ doanh nghiệp hiểu các giấy tờ cần thiết để tuyển dụng an toàn hơn và quản trị hành chính HR hằng ngày.
PEO hoạt động theo mô hình co-employment. Nghĩa là PEO phụ trách một số chức năng quản trị bảng lương, thuế và phúc lợi, nhưng doanh nghiệp vẫn kiểm soát việc tuyển dụng/sa thải, mức lương, lịch làm việc, phân công công việc và công việc hằng ngày.
- Doanh nghiệp vẫn giữ quyền kiểm soát con người và vận hành
- PEO phụ trách một phần hành chính, hỗ trợ bảng lương/thuế và quản trị phúc lợi
Sau khi bàn giao thì thay đổi gì
Chủ doanh nghiệp cho biết thay đổi lớn nhất là ít bất ngờ hơn. Thay vì chờ một hóa đơn bảo hiểm tai nạn lao động lớn xuất hiện muộn, doanh nghiệp chuyển sang một quy trình dựa nhiều hơn trên bảng lương hiện tại, giúp việc quản lý dòng tiền dễ hơn. Chủ doanh nghiệp cũng có một nơi để hỏi về phạm vi bảo hiểm, giấy tờ nhận việc (onboarding) và các câu hỏi tuân thủ cơ bản.
Trải nghiệm của đội ngũ cũng được cải thiện. Giấy tờ cho người mới đơn giản hơn, thông tin về phúc lợi dễ giải thích hơn, và chủ doanh nghiệp mất ít thời gian hơn để đuổi theo các biểu mẫu. Việc này không tách chủ doanh nghiệp khỏi quy trình — mà chỉ loại bỏ đi rất nhiều thủ tục hành chính lặp lại khỏi ngày làm việc của chủ.
Với nhà thầu, điều đó có thể quan trọng rất nhiều. Khi chủ không bị chôn vùi trong bảng lương và việc theo dõi bảo hiểm, sẽ có thêm thời gian cho việc ước tính, sắp lịch, công việc với khách hàng và đảm bảo an toàn tại công trường.
- Ít qua lại hơn về hành chính
- Có thêm thời gian cho công việc cốt lõi và vận hành công trường
Chủ doanh nghiệp đã kiểm tra những gì trước khi ký
Chủ doanh nghiệp không ký vội. Họ so sánh các nhà cung cấp, đọc hợp đồng, và tìm các dấu hiệu cảnh báo cơ bản: phí gộp mơ hồ, điều khoản cam kết dài, phí thiết lập ẩn, phí thoát ẩn, không có chứng nhận/được công nhận IRS-Certified PEO hoặc ESAC, và bị gây áp lực phải quyết định nhanh. Đây là những kiểu việc bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng nên chậm lại và xem kỹ.
Chủ doanh nghiệp cũng yêu cầu giải thích đơn giản về cấu trúc phí. Trên thị trường, giá PEO thường được báo dưới dạng (1) một mức tiền theo mỗi nhân viên mỗi tháng (per-employee-per-month) hoặc (2) một tỷ lệ phần trăm tính theo bảng lương (percentage of payroll). Giá thực tế chênh lệch rất nhiều tuỳ theo số lượng nhân sự, tiểu bang và các dịch vụ được chọn. Các khoảng này không phải là báo giá, và không nhà cung cấp nào nên hứa hẹn một khoản tiết kiệm được đảm bảo.
Lựa chọn đúng không phải là con số rẻ nhất ở tiêu đề. Đó là nhà cung cấp đã giải thích hợp đồng rõ ràng, phù hợp với nhu cầu của công ty, và làm cho bộ phận hành chính dễ vận hành hơn mà không tước quyền kiểm soát của chủ doanh nghiệp.
- Đọc đầy đủ hợp đồng: phí, thời hạn, gia hạn và cách thoát
- Yêu cầu mức giá rõ ràng và giải thích dễ hiểu về những gì được bao gồm
Điều này có ý nghĩa gì cho doanh nghiệp của bạn
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhà thầu và bảo hiểm tai nạn lao động, bảng lương và tuân thủ đang chiếm quá nhiều thời gian, PEO có thể là một cách để tổ chức chồng đầu việc. PEO đặc biệt hữu ích khi bạn muốn có phúc lợi cho nhân viên, hỗ trợ bảng lương, hỗ trợ hành chính HR và quy trình quản lý rủi ro trong cùng một hệ thống.
Tuy nhiên, PEO không phải lựa chọn phù hợp cho tất cả mọi người. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào số lượng nhân sự, tiểu bang, ngành nghề và các dịch vụ bạn cần. Một PEO được cấp phép (licensed PEO), kế toán, đại lý bảo hiểm (insurance broker) hoặc luật sư có thể giúp bạn hiểu các quy định áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.
PEO Atlas ở đây để giúp bạn so sánh các lựa chọn miễn phí. Chúng tôi chỉ thu thập thông tin về doanh nghiệp và nhu cầu — như tên công ty, số lượng nhân sự, tiểu bang, bạn muốn được hỗ trợ gì và thông tin liên hệ — rồi ghép bạn với các nhà cung cấp để bạn tự đánh giá.
- Miễn phí cho doanh nghiệp
- Bạn vẫn là người quyết định
Một nhà thầu nhỏ đã dùng PEO để đơn giản hoá bảng lương, bảo hiểm tai nạn lao động và tuân thủ, nhưng chủ doanh nghiệp vẫn giữ quyền kiểm soát và tự chọn nhà cung cấp sau khi so sánh hợp đồng và mức giá.
Câu hỏi thường gặp
Đây có phải là câu chuyện khách hàng thật không?
Không. Đây là câu chuyện minh hoạ đã ẩn danh, không phải khách hàng có tên và không phải cam kết về kết quả.
PEO có tiếp quản doanh nghiệp không?
Không. Trong mô hình co-employment, PEO xử lý một số công việc quản trị bảng lương, thuế, phúc lợi và HR, nhưng doanh nghiệp vẫn kiểm soát việc tuyển dụng/sa thải, mức lương và vận hành hằng ngày.
PEO thường tốn bao nhiêu tiền?
Giá thường được hiển thị dưới dạng (1) mức tiền theo mỗi nhân viên mỗi tháng hoặc (2) một tỷ lệ phần trăm theo bảng lương, nhưng con số thực tế phụ thuộc vào số lượng nhân sự, tiểu bang và các dịch vụ được chọn. Bất kỳ khoảng giá nào cũng chỉ là ước tính chung của thị trường, không phải báo giá.
Tôi nên chú ý gì trong hợp đồng PEO?
Hãy tìm các khoản phí mơ hồ hoặc bị gộp, điều khoản cam kết dài, phí thiết lập hoặc phí thoát ẩn, không có chứng nhận/được công nhận (accreditation), và bị gây áp lực phải ký nhanh. Hãy đọc toàn bộ hợp đồng trước khi bạn quyết định.