Hỗ trợ tuyển dụng và quy trình nhận nhân viên mới

Hỗ trợ tuyển dụng và onboarding từ PEO thường bao gồm gì

Khi nghe “hỗ trợ tuyển dụng,” đôi khi mọi người kỳ vọng PEO sẽ đóng vai trò như một công ty tuyển dụng. Thông thường, đây không phải là nhiệm vụ chính. Trong hầu hết các trường hợp, PEO hỗ trợ phần “hậu trường” của tuyển dụng và onboarding: giấy tờ, luồng/quy trình công việc, thiết lập hệ thống, các bước tuân thủ, và chuẩn bị để nhân viên mới sẵn sàng cho việc trả lương và tham gia các quyền lợi.

PEO là đồng sử dụng lao động (co-employer) cho mục đích quản trị bảng lương, thuế và phúc lợi. Điều đó không có nghĩa là PEO sẽ tiếp quản công ty của bạn. Doanh nghiệp của bạn vẫn kiểm soát việc tuyển dụng, phỏng vấn, quyết định tuyển ai, mức trả lương, lịch làm việc, nhiệm vụ công việc, quản lý hiệu suất và các quyết định chấm dứt.

Hãy hình dung như sau: bạn chọn đúng người và điều hành đội ngũ; PEO giúp tạo một quy trình gọn gàng hơn xung quanh các biểu mẫu, hạn chót, hồ sơ nhân viên, nhiệm vụ onboarding và bước chuyển sang trả lương/phúc lợi. Để xem tổng quan đầy đủ hơn, hãy xem PEO là gì.

PEO có thể bao gồm những gì trong tuyển dụng và onboarding

Dịch vụ sẽ khác nhau tùy nhà cung cấp, nhưng nhiều PEO cung cấp một quy trình tuyển dụng và onboarding trong nền tảng HR của họ. Thường bắt đầu khi bạn đã sẵn sàng tuyển một người và cần gửi tài liệu, thu thập thông tin, đồng thời đảm bảo nhân viên được thiết lập đúng cách.

Hỗ trợ phổ biến có thể bao gồm:
1. Mẫu thư mời làm việc hoặc quy trình xử lý tài liệu
2. Bộ hồ sơ nhân viên mới điện tử và chữ ký điện tử (e-signatures)
3. Thu thập biểu mẫu để thiết lập payroll và thuế
4. Hỗ trợ quy trình I-9 và W-4
5. Hỗ trợ báo cáo/nhắc nhở nhân viên mới theo từng bang
6. Theo dõi việc xác nhận đã đọc sổ tay nhân viên
7. Thiết lập chuyển khoản trực tiếp (direct deposit) và đăng ký payroll
8. Quy trình đăng ký phúc lợi (nếu có cung cấp phúc lợi)
9. Danh sách kiểm tra onboarding cho quản lý và nhân viên mới
10. Phối hợp kiểm tra lý lịch thông qua các đối tác tích hợp (nếu có cung cấp)

Một số nhà cung cấp cũng bao gồm mẫu mô tả công việc, tích hợp theo dõi ứng viên (applicant tracking), cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên, và nhắc nhở cho thời gian thử việc, đào tạo hoặc các chính sách bắt buộc. Thiết lập cụ thể phụ thuộc vào nhà cung cấp, tiểu bang của bạn, số lượng nhân viên, và việc bạn chỉ cần công cụ onboarding hay cần gói dịch vụ rộng hơn.

Những việc PEO thường KHÔNG làm

PEO thường không thay thế phán quyết của bạn với tư cách là người sử dụng lao động. Thông thường PEO không phải là người chọn ứng viên giúp bạn, không chạy phỏng vấn, không quyết định lương thưởng, không hứa hẹn tuyển nhanh hơn, và cũng không thể cam kết rằng quy trình onboarding của bạn đã “đủ về mặt pháp lý” trong mọi tình huống.

Một số PEO có thể kết nối bạn với các công cụ tuyển dụng hoặc hỗ trợ tùy chọn, nhưng tuyển dụng đầy đủ thường tách biệt với các dịch vụ onboarding PEO tiêu chuẩn. Các vấn đề về nhập cư, thỏa thuận việc làm theo vai trò, các câu hỏi phân loại, và những vấn đề pháp lý hoặc thuế khác có thể cần đến luật sư, kế toán hoặc chuyên gia được cấp phép. Quy định thay đổi theo từng bang.

Điều quan trọng cho doanh nghiệp nhỏ cần hiểu là: PEO có thể giúp quy trình gọn gàng và nhất quán hơn, nhưng không phải là sự thay thế cho việc bạn vận hành tốt quy trình tuyển dụng của mình.

Những gì vẫn là trách nhiệm của bạn

Ngay cả khi có PEO, doanh nghiệp của bạn vẫn chịu trách nhiệm về các quyết định liên quan đến con người. PEO hỗ trợ công tác hành chính và quy trình, còn bạn vẫn là người sử dụng lao động điều hành đội ngũ hằng ngày.

Trách nhiệm của bạn thường bao gồm:
- Quyết định khi nào cần tuyển
- Viết yêu cầu của vị trí và phê duyệt tin tuyển dụng
- Phỏng vấn và lựa chọn ứng viên
- Xác định lương, tiền thưởng và lịch làm việc
- Quản lý đào tạo, giám sát và hiệu suất
- Phê duyệt thời gian làm việc và ngày bắt đầu
- Ra quyết định cuối cùng về kỷ luật và chấm dứt

Đây là chỗ mà khái niệm đồng sử dụng lao động (co-employment) nghe có vẻ “mạnh mẽ” hơn thực tế. Nói đơn giản bằng tiếng phổ thông: PEO giúp quản trị trả lương, thuế, phúc lợi và các hệ thống HR, còn công ty của bạn giữ quyền kiểm soát vận hành. Cân bằng này đặc biệt quan trọng nếu bạn muốn được hỗ trợ mà không phải từ bỏ quyền ra quyết định.

Chi phí: yếu tố nào ảnh hưởng đến giá cho hỗ trợ tuyển dụng và onboarding

Hỗ trợ tuyển dụng và onboarding thường nằm trong một gói PEO lớn hơn, thay vì là một khoản phí riêng lẻ. Nhiều PEO định giá dịch vụ theo mức “mỗi nhân viên mỗi tháng” hoặc theo tỷ lệ phần trăm của payroll. Khoảng giá tham khảo chung là khoảng $40 đến $160 mỗi nhân viên mỗi tháng, hoặc tương đương 2% đến 12% của payroll, tùy thuộc vào các dịch vụ đi kèm, số lượng nhân sự của bạn và tiểu bang. Đây không phải là báo giá.

Nếu bạn chỉ cần công cụ hỗ trợ tuyển dụng và onboarding, tổng chi phí có thể khác so với một gói đầy đủ cũng bao gồm trả lương, quản trị phúc lợi, hỗ trợ tuân thủ, bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động (workers’ comp) và công nghệ HR. Các nhóm nhỏ đôi khi phải trả nhiều hơn trên mỗi nhân viên so với các nhóm lớn, vì công việc hành chính cố định được chia cho ít người hơn.

Hãy yêu cầu từng nhà cung cấp tách rõ những gì thực sự được bao gồm. Cần để ý các khoản phí gộp mơ hồ, phí thiết lập, phí cộng thêm theo từng lần tuyển (per-hire add-ons), phí chuyển tiếp kiểm tra lý lịch, thời hạn hợp đồng dài, gia hạn tự động và phí khi chấm dứt. Đồng thời kiểm tra xem nhà cung cấp có công nhận các chứng nhận/accreditation hay không, ví dụ như trạng thái PEO được IRS-Certified hoặc chứng nhận ESAC. Hãy đọc kỹ toàn bộ hợp đồng trước khi ký, đặc biệt là phần phí, thời hạn hợp đồng, ngôn ngữ về gia hạn và điều khoản chấm dứt. Bạn có thể xem thêm ngữ cảnh về giá trên trang chi phí.

Cách so sánh nhà cung cấp và được ghép đúng đối tác

Không phải mọi PEO đều xử lý việc tuyển dụng và onboarding theo cùng một cách. Một số mạnh về tự động hóa quy trình và phần mềm HR. Những nơi khác lại hỗ trợ “sát sao” hơn với đội ngũ nhân sự hỗ trợ. Phù hợp hay không còn tùy thuộc vào tiểu bang của bạn, quy mô đội ngũ, tốc độ tuyển dụng, và liệu bạn cũng cần hỗ trợ payroll, phúc lợi hay tuân thủ.

Các câu hỏi hữu ích để hỏi nhà cung cấp gồm:
- Các nhiệm vụ onboarding nào được bao gồm trong gói cơ bản?
- Bạn có hỗ trợ tuyển dụng nhiều tiểu bang (multi-state hiring) không?
- Thư mời làm việc, I-9s, W-4s và biểu mẫu theo tiểu bang được xử lý như thế nào?
- Có bao gồm phối hợp kiểm tra lý lịch hay là tính thêm?
- Nhân viên có dùng cổng thông tin tự phục vụ không?
- Các nhiệm vụ onboarding kết nối với đăng ký payroll và phúc lợi như thế nào?
- Những khoản phí nào là một lần, diễn ra thường xuyên, tùy chọn, hoặc tính khi rời đi/chấm dứt?
- Khi chúng tôi tuyển nhanh hoặc tuyển qua nhiều tiểu bang, đội hỗ trợ nào sẽ sẵn sàng?

PEO Atlas là dịch vụ ghép miễn phí, không phải PEO và không phải nhà cung cấp HR. Chúng tôi không thực hiện công việc tuyển dụng, onboarding, payroll, pháp lý, hay tuân thủ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp so sánh nhà cung cấp. Để được ghép đúng, bạn chỉ cần chia sẻ thông tin cơ bản về doanh nghiệp và nhu cầu, như tên doanh nghiệp, số lượng nhân sự (headcount), tiểu bang, bạn cần hỗ trợ gì, và thông tin liên hệ. Chúng tôi không yêu cầu EINs, số tài khoản ngân hàng, số An sinh Xã hội (Social Security) của nhân viên, danh sách nhân viên đầy đủ, thu nhập, hoặc hồ sơ y tế. Nếu bạn đã sẵn sàng, bạn có thể được ghép đúng.

• Miễn phí cho doanh nghiệp của bạn
• Bạn so sánh nhà cung cấp và chọn nơi bạn muốn hợp tác
• Chỉ cung cấp thông tin chung; các điều khoản cuối cùng do hợp đồng với nhà cung cấp quyết định