Hướng dẫn
Giải thích co-employment một cách đơn giản
Co-employment nghĩa là PEO chia sẻ một số nhiệm vụ của “người sử dụng lao động” với doanh nghiệp của bạn, chủ yếu liên quan đến lương (payroll), thuế, phúc lợi và quản trị HR. Bạn vẫn điều hành công ty và giữ quyền kiểm soát việc tuyển dụng, sa thải, chi trả và công việc hằng ngày.
Co-employment có nghĩa gì trong tiếng Việt đơn giản
PEO là Professional Employer Organization. Khi bạn làm việc với một PEO, mối quan hệ này thường được gọi là co-employment. Nghe có vẻ to tát hoặc đáng sợ hơn thực tế.
Nói đơn giản, PEO sẽ phụ trách một số công việc hành chính “phía sau” của người sử dụng lao động, còn doanh nghiệp của bạn vẫn giữ quyền kiểm soát phần việc cốt lõi của công việc. PEO có thể xử lý payroll, hỗ trợ quản trị phúc lợi, thực hiện một số hồ sơ thuế nhất định, hỗ trợ tuân thủ HR và quản lý các thủ tục về workers' comp. Công ty của bạn vẫn chỉ đạo công việc hằng ngày của nhân viên.
Vậy ai là employer? Trong mô hình co-employment, cả hai bên đều có vai trò “người sử dụng lao động”, nhưng cho các mục đích khác nhau. PEO thường là employer of record cho payroll, thuế và quản trị phúc lợi. Doanh nghiệp của bạn vẫn là employer vận hành: bạn quyết định tuyển ai, họ làm gì, bạn trả bao nhiêu và liệu họ có tiếp tục làm việc hay không.
Đây là điểm mấu chốt mà hầu hết chủ doanh nghiệp quan tâm: co-employment không có nghĩa là bạn “bàn giao” công ty của mình. Nó có nghĩa là chia sẻ một số trách nhiệm hành chính của người sử dụng lao động với nhà cung cấp.
Phần nào vẫn nằm trong tay bạn
Doanh nghiệp của bạn vẫn kiểm soát người và công việc. Bao gồm: tuyển dụng, sa thải, thăng chức, lịch làm việc, nhiệm vụ công việc, quản lý hiệu suất, văn hoá nơi làm việc và giám sát hằng ngày.
Bạn cũng quyết định chiến lược bồi thường/chi trả, kể cả khi PEO hỗ trợ quản trị payroll. Nói cách khác, bạn đặt mức lương và phê duyệt các thay đổi. PEO không tự vào và bắt đầu quản lý đội ngũ của bạn trừ khi bạn đồng ý riêng với một dịch vụ tư vấn.
Vì vậy nhiều doanh nghiệp nhỏ dùng PEO: họ muốn được hỗ trợ giấy tờ và thủ tục của người sử dụng lao động, chứ không phải một sự thay thế cho vai trò quản lý. Một nhà cung cấp tốt sẽ làm rõ ranh giới này.
Nếu ai đó mô tả co-employment theo kiểu nghe như bạn đang ký để “chuyển giao” quyền kiểm soát đội ngũ nhân sự của mình, hãy chậm lại và hỏi kỹ. Đọc kỹ hợp đồng, bao gồm ai kiểm soát phần nào, trước khi ký.
PEO thường xử lý những gì
PEO thường giúp xử lý “bộ máy phía sau” khi trở thành người sử dụng lao động. Có thể bao gồm: xử lý payroll, quản trị thuế payroll, quản trị phúc lợi nhân viên, hệ thống HR, giấy tờ onboarding, quản trị workers' comp và một số hỗ trợ tuân thủ. Dịch vụ khác nhau tuỳ theo từng nhà cung cấp và từng tiểu bang.
Điều này có thể hữu ích nếu bạn đang dành quá nhiều thời gian cho các đợt chạy payroll, các câu hỏi về phúc lợi, các biểu mẫu cho nhân viên mới, hoặc việc theo dõi các hạn chót HR. Nó cũng có thể giúp nếu bạn đang mở rộng và cần một cấu trúc HR có tổ chức hơn.
Tuy nhiên, không phải PEO nào cũng có cùng gói dịch vụ. Một số gói rộng và được đóng gói sẵn. Số khác tính riêng cho các hạng mục cộng thêm như hỗ trợ tuyển dụng, theo dõi thời gian (time tracking), hỗ trợ sổ tay (handbook), hoặc hỗ trợ đa tiểu bang. Vì vậy cơ cấu phí rất quan trọng.
Bạn thường thấy báo giá theo PEPM, nghĩa là “mỗi nhân viên mỗi tháng” (per employee per month). Một khoảng tham chiếu phổ biến là khoảng $40 đến $160 cho mỗi nhân viên mỗi tháng, dù một số nhà cung cấp tính theo tỷ lệ phần trăm của payroll, khoảng 2% đến 12%. Con số thực tế phụ thuộc vào số lượng nhân sự, tiểu bang của bạn, quy mô payroll, lịch sử yêu cầu bồi thường (claims history) và bạn chọn những dịch vụ nào. Đây không phải báo giá.
Ai chịu trách nhiệm nếu có chuyện gì xảy ra?
Đây là phần mà chủ doanh nghiệp cần cẩn thận và đọc kỹ. Co-employment không làm mọi rủi ro biến mất, và cũng không có nghĩa là PEO chịu toàn bộ trách nhiệm. Trách nhiệm thường được chia sẻ dựa trên việc ai kiểm soát vấn đề đó và hợp đồng nói gì.
Ví dụ, nếu PEO chịu trách nhiệm xử lý hồ sơ thuế payroll, PEO có thể chịu trách nhiệm thực hiện đúng các hồ sơ đó theo thỏa thuận. Nếu quản lý của bạn phân biệt đối xử với nhân viên, bỏ qua các quy định về tiền lương trong thực tế, hoặc xử lý sai việc chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp của bạn vẫn có thể phải chịu trách nhiệm lớn vì bạn là người kiểm soát các quyết định quản lý hằng ngày. Tình huống thực tế có thể được chia sẻ hoặc phức tạp hơn nhiều so với câu trả lời ngắn gọn trong một dòng.
Hợp đồng phải giải thích rõ trách nhiệm, điều khoản bồi thường (indemnity), cách sắp xếp bảo hiểm, giới hạn dịch vụ và điều gì xảy ra nếu có sai sót. Hãy đọc toàn bộ hợp đồng, bao gồm phí, thời hạn, gia hạn và lối ra (exit). Nếu bạn không chắc, hãy nhờ luật sư hoặc kế toán xem xét. Quy định khác nhau theo từng tiểu bang và trang này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý, tư vấn thuế, tư vấn HR hoặc tư vấn bảo hiểm.
Một thuật ngữ hữu ích để biết là CPEO, nghĩa là Certified Professional Employer Organization. CPEO là PEO đã đáp ứng một số yêu cầu chứng nhận của IRS. Việc này không tự động có nghĩa là phù hợp cho mọi doanh nghiệp, nhưng có thể là một dấu hiệu cho thấy nhà cung cấp đó có nền tảng/độ uy tín hơn. Bạn cũng có thể tìm xem nhà cung cấp có chứng nhận ESAC hay không. Nếu nhà cung cấp không có cả hai và không thể giải thích rõ ràng lý do, hãy hỏi thêm.
Những dấu hiệu cảnh báo cần để ý trước khi ký
Một số chủ doanh nghiệp bị vướng không phải bởi chính co-employment, mà bởi hợp đồng xung quanh nó. Hãy yêu cầu toàn bộ hợp đồng và bảng giá, đồng thời dành thời gian để xem xét cả hai.
Cẩn thận với các khoản phí gộp không rõ ràng, điều khoản cam kết dài (lock-in), phí thiết lập ẩn, phí phát sinh cuối năm (year-end) bất ngờ hoặc phí “thoát” (exit) đắt đỏ. Hãy thận trọng với hợp đồng tự động gia hạn trừ khi bạn hủy trong một “khoảng thời gian hẹp”. Việc gây áp lực để ký nhanh cũng là một dấu hiệu xấu.
Ngoài ra, hãy hỏi thật cụ thể phần nào được bao gồm trong dịch vụ và phần nào tính thêm. Nếu phúc lợi, payroll, workers' comp, hỗ trợ tuân thủ hoặc phần mềm HR được định giá riêng, thì điều đó cần phải được nêu rõ ràng. Nếu bạn vận hành ở nhiều tiểu bang, hãy xác nhận nhà cung cấp thực sự hỗ trợ các tiểu bang đó.
Một checklist ngắn có thể giúp bạn:
- Hỏi ai xử lý hồ sơ thuế payroll và các phần điều chỉnh/sửa lỗi.
- Hỏi điều gì xảy ra nếu có sai sót trong dịch vụ.
- Hỏi giá tính theo PEPM hay tính theo tỷ lệ của payroll.
- Hỏi về phí thiết lập, điều khoản gia hạn và phí thoát.
- Hỏi xem nhà cung cấp có phải là đơn vị được IRS chứng nhận CPEO hay có chứng nhận ESAC không.
- Đọc toàn bộ hợp đồng trước khi ký.
Cách quyết định co-employment có phù hợp không
Co-employment có thể hợp lý nếu bạn muốn một hệ thống quản trị cho người sử dụng lao động đầy đủ hơn mà không cần tự xây dựng một phòng HR nội bộ. Nó thường hữu ích nhất khi các công việc payroll và HR đang “ngốn” thời gian của chủ doanh nghiệp, việc quản lý phúc lợi khó khăn, hoặc cảm thấy việc theo dõi tuân thủ sẽ khó khăn hơn khi bạn mở rộng.
Mô hình này có thể kém hấp dẫn nếu bạn chỉ muốn một công cụ duy nhất, như phần mềm payroll cơ bản, và không cần một mô hình dịch vụ rộng hơn. Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào quy mô của bạn, tiểu bang của bạn, ngân sách và mức hỗ trợ bạn muốn.
Một cách thực tế để đánh giá các lựa chọn là:
1. Liệt kê những phần hỗ trợ bạn thật sự cần: payroll, phúc lợi, quản trị HR, workers' comp, hỗ trợ tuyển dụng, hỗ trợ tuân thủ hoặc tất cả những điều trên.
2. Ước tính số nhân sự hiện tại và trong 12 tháng tới.
3. So sánh cơ cấu giá, các dịch vụ được bao gồm, điều khoản hợp đồng và hỗ trợ theo tiểu bang.
4. Hỏi trong mối quan hệ co-employment thì ai sẽ làm phần nào.
5. Đọc kỹ hợp đồng trước khi chọn.
Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các nhà cung cấp, PEO Atlas là dịch vụ matching miễn phí, không phải PEO hay nhà cung cấp HR. Chúng tôi không thực hiện công việc HR. Chúng tôi giúp doanh nghiệp so sánh các lựa chọn dựa trên các thông tin chi tiết về doanh nghiệp và nhu cầu, như tên công ty của bạn, số lượng nhân sự, tiểu bang, bạn cần được hỗ trợ về gì và thông tin liên hệ. Bạn có thể tìm hiểu thêm trong các guides, xem các services phổ biến, xem các costs, hoặc get matched.
Co-employment nghĩa là PEO có thể lo giấy tờ của người sử dụng lao động, payroll, phúc lợi và một số phần quản trị HR, trong khi bạn vẫn hoàn toàn nắm quyền điều hành nhân sự và doanh nghiệp của mình.
Câu hỏi thường gặp
Nếu tôi dùng PEO thì tôi có mất quyền kiểm soát đối với nhân viên của mình không?
Không. Trong mô hình co-employment điển hình, bạn vẫn kiểm soát việc tuyển dụng, sa thải, mức lương, lịch làm việc, nhiệm vụ công việc và quản lý hằng ngày. PEO chủ yếu lo các công việc hành chính của người sử dụng lao động như payroll, quản trị phúc lợi và một số hỗ trợ tuân thủ.
PEO có phải là employer of record không?
Thường là có, cho mục đích payroll, thuế và quản trị phúc lợi. Nhưng doanh nghiệp của bạn vẫn là người sử dụng lao động vận hành, điều hành nơi làm việc và đưa ra các quyết định quản lý.
Co-employment có nghĩa là PEO chịu toàn bộ trách nhiệm không?
Không. Trách nhiệm thường được chia sẻ và phụ thuộc vào vấn đề phát sinh, hợp đồng và quy định của tiểu bang. Vì vậy, điều quan trọng là phải đọc kỹ thỏa thuận và hỏi luật sư được cấp phép, kế toán hoặc chính nhà cung cấp để giải thích các điều khoản chưa rõ.
PEPM có nghĩa là gì?
PEPM nghĩa là per employee per month (mỗi nhân viên mỗi tháng). Đây là một cách phổ biến mà các PEO dùng để tính giá dịch vụ. Khoảng giá thị trường tham chiếu thường là khoảng $40 đến $160 cho mỗi nhân viên mỗi tháng, nhưng giá thực tế phụ thuộc vào số lượng nhân sự, các dịch vụ, payroll và tiểu bang, vì vậy đây không phải là báo giá.
CPEO là gì?
CPEO là viết tắt của Certified Professional Employer Organization. Tức là PEO đã đáp ứng một số yêu cầu chứng nhận của IRS. Đây có thể là tín hiệu tạo niềm tin hữu ích, nhưng bạn vẫn nên so sánh kỹ dịch vụ, giá và các điều khoản hợp đồng.
PEO Atlas cần những thông tin gì để giúp tôi so sánh các nhà cung cấp?
Chỉ cần những thông tin cơ bản về doanh nghiệp và nhu cầu, như tên doanh nghiệp, số lượng nhân sự, tiểu bang, bạn cần được hỗ trợ về gì và thông tin liên hệ. PEO Atlas là dịch vụ matching miễn phí, không phải PEO, và chúng tôi không hỏi EINs, số tài khoản ngân hàng, SSNs của nhân viên, danh sách nhân viên đầy đủ, thu nhập hay hồ sơ sức khỏe.