Yon startup k ap grandi remèt payroll epi reprann tan li

Sitiyasyon an: kwasans lan kreye pwoblèm nan back-office

Istwa sa a se egzanp sèlman epi li anonim, men li montre yon modèl ki trè komen. Yon ti startup te grandi soti nan kèk moun pou l vin tounen yon ekip ki gaye atravè plis pase yon eta. Fondatè a te toujou ap apwouve payroll, reponn kesyon sou benefits, suiv dokiman pou anplwaye ki fèk antre, epi li t ap enkyete si yo t ap trete taks yo ak avi yo kòrèkteman.

Okòmansman, sa te mache ase byen. Men, lè kwasans lan pran vitès, li fè kote patwon an (employer) dwe fè vin pi konplike: diferan règ payroll pou chak eta, kesyon sou workers' comp, onboarding anplwaye yo, suivi absans/leave, ak enskripsyon benefits. Sa ki te konn pran anviwon inèdtan oswa de inèdtan te kòmanse pran anpil èdtan chak peryòd payroll.

Gwo pwoblèm nan se pa t sèlman tan. Se te chay mantal la. Fondatè a pa t vle vin yon ekspè HR ak payroll. Li t ap chèche yon sistèm ki ka okipe payroll, benefits, HR admin, ak sipò pou konfòmite (compliance) nan menm kote, pandan konpayi an kontinye kouri biznis la.

Sa startup la te bezwen èd pou

Startup la pa t ap chèche pèdi kontwòl sou konpayi an. Li t ap chèche èd pou back-office patwon an: pwosesis payroll, administrasyon taks payroll, aksè pou benefits anplwaye yo, fason pou trete workers' comp, dokiman onboarding, ak administrasyon HR chak jou.

Menm jan ak anpil pwopriyetè, fondatè a te gen yon kesyon senp: "Èske gen yon moun ki ka okipe tout pil sa a san li pa pran kontwòl sou ekip mwen an?" Se la yon PEO ka antre. Nan yon aranjman ak yon PEO, PEO a vin tounen yon co-employer pou objektif payroll, taks, ak benefits, pandan se biznis la ki kontinye kontwole rekritman/mete moun deyò, to salè yo, orè yo, pèfòmans, ak travay chak jou.

Pwen kontwòl sa a te enpòtan. Startup la te kontinye chwazi ki moun pou anboche, kisa pou peye, kijan pou jere moun yo, epi kijan pou opere. PEO a te okipe bò administrasyon an kòm patwon, pa estrateji biznis la.

Kijan remèsman an te fèt

Startup la te kòmanse pa idantifye pwoblèm espesifik li bezwen rezoud: tan ki te rate ki gen rapò ak payroll, konfizyon sou konfigirasyon taks payroll atravè plizyè eta, kesyon sou benefits ki soti nan anplwaye yo, ak enkyetid sou dokiman konfòmite (compliance).

Apre sa, li te konpare opsyon PEO yo selon dimansyon sèvis yo (service scope), kondisyon kontra yo, modèl sipò a, ak pri a.

Yon pwosesis nòmal anjeneral gen ladan revize kantite anplwaye yo (headcount), eta kote yo opere yo, lè payroll la fèt, benefits aktyèl yo, detay workers' comp yo, ak bezwen onboarding yo. Konpayi an pataje detay biznis ak bezwen sèlman, tankou non biznis la, headcount, eta, kisa yo bezwen èd pou, ak enfòmasyon kontak. Atik ki sansib tankou nimewo kont labank, nimewo Social Security anplwaye yo, dosye sante, oswa lis konplè anplwaye yo pa dwe antre nan premye diskisyon pou matching.

Lè startup la fin chwazi yon founisè, travay administrasyon HR ak payroll yo te antre nan yon sistèm ki pi estriktire. Anplwaye yo te jwenn yon pwosesis pi klè pou onboarding ak enskripsyon benefits. Fondatè a pa t bezwen kole ansanm diferan zouti ak relansman manyèl ankò.

Si ou toujou ap chèche konprann pwosesis la, how it works anjeneral pi senp pase sa li sonnen: defini bezwen yo, konpare founisè yo, revize kontra yo ak anpil atansyon, epi deside nivo sipò ki fè sans.

Kisa ki chanje apre ou fin deplase sou yon PEO

Pi gwo chanjman an se fondatè a reprann tan li. Olye pou li pase semèn payroll la ap chase fòm, ap verifye kestyon sou konfigirasyon taks, epi ap reponn pwoblèm benefits youn pa youn, li te gen yon sistèm ki pi òganize ak yon moun/pwen kontak pou bò administrasyon an.

Ekip la te gen tou yon eksperyans anplwaye ki pi regilye. Nouvo anplwaye yo te pase nan yon chemen onboarding estanda. Kesyon sou benefits te gen kote pou yo ale. Payroll te vin pi woutin, olye de tounen yon « ijans dife » ki repete. Pou yon konpayi k ap grandi, kalite estrikti sa a ka enpòtan menm jan ak lojisyèl la.

Te gen mwens ensètitid tou sou « back-office stack » la. Sa pa vle di risk yo disparèt, epi li pa vle di tout founisè trete tout pwoblèm menm jan. Règ eta yo diferan, epi biznis yo toujou bezwen revize dokiman ak pwosesis yo ak anpil atansyon. Men, fondatè a pa t santi li poukont li ankò ap jere payroll, benefits, ak HR admin atravè plizyè eta.

Kisa ki pa chanje: biznis la rete an kontwòl

Anpil pwopriyetè enkyete lè yo sèvi ak yon PEO sa vle di yo ap pèdi kontwòl sou anplwaye yo. Nan pratik, startup nan egzanp sa a te kenbe kontwòl sou desizyon ki pi enpòtan yo: ki moun pou anboche, ki moun pou mete deyò, kijan pou fikse to salè yo, kijan pou jere pèfòmans, epi kijan travay la fèt chak jou.

Wòl PEO a se sipò administrasyon atravè co-employment pou objektif payroll, taks, ak benefits. Estrikti sa a ka ede òganize travay patwon an, men li fè PEO a pa tounen bòs ekip konpayi an.

Se poutèt sa revizyon kontra a enpòtan. Startup la te li tout akò a, sitou frè yo, longè peryòd kontra a, tèks renouvèlman an, dimansyon sèvis yo, ak kondisyon pou sòti (exit). Li te verifye tou si gen « red flags » (siy avètisman):
- frè ki vag oswa ki pake ansanm
- peryòd angajman (lock-in) ki long
- frè pou mete kanpe (setup) kache
- frè pou sòti (exit) ki kache
- presyon pou siyen vit
- pa gen akreditasyon klè, tankou estati IRS-Certified PEO oswa akreditasyon ESAC

Sa a se enfòmasyon jeneral sèlman, pa konsèy legal, taks, asirans, ni HR. Règ yo varye selon eta, epi biznis yo ta dwe revize nenpòt kontra dirèkteman ak founisè a epi chèche èd nan men yon kontab oswa yon avoka lè sa nesesè.

Pri, atant, ak kijan pou konpare founisè yo

Youn nan rezon ki fè pwopriyetè yo retade desizyon sa a se pè pri ki pa klè. Pri PEO yo souvan tonbe nan youn nan de modèl: yon frè pa anplwaye pa mwa, oswa yon frè ki se yon pousantaj nan payroll. Yon ranje koryas anpil biznis wè se anviwon $40-$160 pa anplwaye pa mwa, oswa apeprè 2%-12% nan payroll, selon headcount, sèvis yo enkli, pwofil ekip la, ak eta a. Sa yo pa se quotes (ofèt).

Startup nan istwa sa a pa t chwazi sèlman sou nimewo ki pi ba a. Li te konpare sa ki aktyèlman enkli: administrasyon payroll, fason yo okipe taks yo, aksè benefits, sipò workers' comp, zouti onboarding, sipò HR admin, ak bon jan kalite sèvis la. Yon pri ki pi bon mache ka vin chè si sèvis kle yo manke oswa si frè yo pake nan fason ki difisil pou konprann.

PEO Atlas se pa yon PEO ni yon founisè HR, epi nou pa fè travay HR. Nou se yon sèvis matching gratis ki ede biznis yo konpare opsyon selon bezwen yo. Si ou vle eksplore founisè yo, ou ka get matched oswa li plis stories sou sitiyasyon biznis ki komen.

Prensipal pwen ou jwenn nan egzanp startup sa a se senp: remèt payroll ak administrasyon ki gen rapò ak sa a pa t vle di remèt biznis la. Li te vle di mete back-office patwon an nan yon sistèm pou dirijan yo ka konsantre sou kwasans.