Câu trả lời nhanh
PEO vs phần mềm HR — tôi cần loại nào?
Nếu bạn chủ yếu cần công cụ tốt hơn, phần mềm HR có thể là đủ. Nếu bạn muốn một nhà cung cấp đứng ra hỗ trợ cùng lúc việc xử lý lương, phúc lợi, tuân thủ và quản trị HR, thì PEO có thể phù hợp hơn.
Trả lời ngắn: chọn theo mức độ cần hỗ trợ
Phần mềm HR thường là một công cụ mà doanh nghiệp bạn sử dụng. Phần mềm có thể giúp bạn chạy lương, theo dõi thời gian làm việc, lưu tài liệu nhân viên, quản lý các bước tuyển dụng, và đôi khi cung cấp các quy trình HR cơ bản. Công ty của bạn vẫn làm phần lớn công việc hoặc sử dụng các cố vấn riêng cho việc chạy lương, phúc lợi và tuân thủ.
PEO (Professional Employer Organization) thì khác. PEO gom nhiều dịch vụ như xử lý lương, quyền lợi/phúc lợi của nhân viên, hỗ trợ HR, quản trị bảo hiểm tai nạn lao động (workers' comp) và hỗ trợ tuân thủ vào một gói. Trong mô hình PEO, PEO trở thành co-employer cho một số mục đích liên quan đến lương, thuế và phúc lợi, trong khi doanh nghiệp của bạn vẫn giữ quyền kiểm soát việc tuyển dụng, sa thải, mức lương, lịch làm việc và công việc hằng ngày.
Vì vậy, câu hỏi thực tế không phải “Loại nào tốt hơn?” mà là “Tôi có muốn phần mềm để hỗ trợ đội ngũ làm HR, hay tôi muốn một nhà cung cấp gánh thêm phần việc ‘back-office’ của người sử dụng lao động ra khỏi danh sách của tôi?”
PEO Atlas là dịch vụ ghép đôi miễn phí, không phải PEO hay nhà cung cấp HR. Chúng tôi cung cấp thông tin chung và giúp doanh nghiệp so sánh các lựa chọn. Chúng tôi không thực hiện công việc HR và trang này không phải tư vấn HR, thuế, bảo hiểm hay pháp lý.
Phần mềm HR phù hợp cho việc gì
Phần mềm HR có thể phù hợp nếu bạn muốn có nhiều quyền kiểm soát và doanh nghiệp có thể tự quản lý công việc nội bộ. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ bắt đầu từ đây khi đã có một người giữ sổ sách, quản lý văn phòng hoặc người sáng lập phụ trách chạy lương và các nhiệm vụ HR.
Phần mềm tốt có thể giúp sắp xếp hồ sơ nhân viên, tự động hóa một số biểu mẫu nhập dụng, chạy lương, theo dõi PTO và giảm cảnh lộn xộn do dùng bảng tính. Nó có thể cải thiện rất nhiều so với việc làm mọi thứ bằng email và giấy tờ.
Tuy nhiên, phần mềm vẫn chủ yếu là một “hệ thống”, không phải là một đội ngũ dịch vụ đầy đủ. Nếu có quy định chạy lương mới của một bang, cần rà soát sổ tay nhân viên, việc đăng ký phúc lợi trở nên phức tạp, hoặc xuất hiện một vấn đề về workers' comp, thì riêng phần mềm có thể không giải quyết được. Bạn có thể vẫn cần hỗ trợ riêng từ kế toán, broker (đại lý bảo hiểm/đứng giữa), luật sư hoặc chuyên gia tư vấn HR tùy theo vấn đề.
Phần mềm HR có thể là đủ nếu quy mô và thiết lập của bạn khá đơn giản: một hoặc hai bang, đội ngũ nhỏ, nhu cầu phúc lợi hạn chế và có người trong nội bộ có thể luôn theo kịp các hạn chót và trách nhiệm của người sử dụng lao động.
PEO phù hợp cho việc gì
PEO thường phù hợp hơn khi chủ doanh nghiệp đang dành quá nhiều thời gian cho việc chạy lương, phúc lợi, giấy tờ tuyển dụng, câu hỏi từ nhân viên và các nhiệm vụ tuân thủ. Thay vì mua phần mềm rồi lại tìm các chuyên gia riêng lẻ, bạn làm việc với một nhà cung cấp duy nhất cung cấp gói dịch vụ rộng hơn cho người sử dụng lao động.
Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang tuyển dụng nhanh, hoạt động ở nhiều hơn một bang, muốn cung cấp phúc lợi cho nhân viên tốt hơn hoặc cảm thấy chưa chắc về việc tuân thủ. Quy định của từng bang khác nhau và “back office” của người sử dụng lao động sẽ trở nên phức tạp hơn khi bạn mở rộng.
Thuật ngữ “co-employment” khiến một số chủ doanh nghiệp lo ngại, vì vậy đây là cách nói dễ hiểu: PEO sẽ chia sẻ một số trách nhiệm của người sử dụng lao động liên quan đến lương, thuế lương và quản trị phúc lợi, nhưng bạn vẫn điều hành doanh nghiệp của mình. Bạn chọn ai để tuyển, ai để cho nghỉ, mức lương cho từng người, công việc họ làm và cách công ty vận hành hằng ngày.
Bạn cũng có thể thấy thuật ngữ “CPEO”, nghĩa là Certified Professional Employer Organization (tổ chức tuyển dụng lao động chuyên nghiệp được chứng nhận). Đây là chứng nhận của IRS. Chứng nhận này không có nghĩa là mọi CPEO đều phù hợp cho mọi doanh nghiệp, nhưng đó là một “dấu hiệu” đáng để kiểm tra. Một dấu hiệu tốt khác là chứng nhận ESAC. Luôn đọc kỹ toàn bộ hợp đồng trước khi ký.
Chi phí: phần mềm thường rẻ hơn lúc ban đầu, nhưng hãy so sánh toàn bộ hệ thống
Phần mềm HR thường có giá niêm yết thấp hơn PEO. Bạn có thể trả một khoản phí cố định theo tháng, phí chạy lương hoặc phí tính theo mỗi nhân viên cho nền tảng và các gói bổ sung. Nhưng đó mới chỉ là một phần của bức tranh. Bạn có thể vẫn cần các dịch vụ riêng cho hỗ trợ phúc lợi, hỗ trợ tuân thủ, quản trị workers' comp, onboarding (nhập dụng), hỗ trợ sổ tay nhân viên và xử lý các vấn đề của nhân viên.
PEO thường tính giá theo một trong hai cách: phí PEPM hoặc một tỷ lệ phần trăm trên tổng lương (payroll). PEPM nghĩa là “per employee per month” (mỗi nhân viên mỗi tháng). Khoảng phổ biến là khoảng 40 đến 160 USD mỗi nhân viên mỗi tháng, tùy theo quy mô (headcount), các dịch vụ và bang. Một số PEO khác lại dùng mô hình tính theo tỷ lệ phần trăm của payroll, thường vào khoảng 2% đến 12%. Đây là các khoảng giá chung, không phải báo giá.
Con số thực tế phụ thuộc vào số lượng nhân viên của bạn, quy mô payroll, các bang bạn hoạt động, lịch sử khiếu nại/bồi thường, lựa chọn phúc lợi và những dịch vụ nào được bao gồm. Phí “nhìn có vẻ thấp” không phải lúc nào cũng là lựa chọn có lợi nếu các hạng mục quan trọng bị tính thêm, gộp mơ hồ, hoặc bị thiếu.
Nếu bạn muốn có góc nhìn so sánh giá chi tiết hơn theo dạng đối chiếu, hãy xem PEO costs.
Cách quyết định: một cách nghĩ đơn giản
Dùng phần mềm HR nếu bạn muốn một hệ thống và đội ngũ của bạn có thể tự quản lý phần việc của người sử dụng lao động. Dùng PEO nếu bạn muốn được hỗ trợ trực tiếp hơn và có một nhà cung cấp đứng ra xử lý nhiều phần “back-office” hơn.
Một bài kiểm tra đơn giản là hỏi “nút thắt” của bạn nằm ở đâu. Nếu vấn đề là các biểu mẫu rời rạc, theo dõi thời gian lộn xộn và thiếu một hệ thống trung tâm, thì phần mềm có thể giải quyết. Nếu vấn đề là việc chạy lương, phúc lợi, tuân thủ và quản trị nhân viên cứ kéo bạn ra khỏi bán hàng (sales), vận hành (operations) và tăng trưởng, thì PEO có thể hữu ích hơn.
Một câu hỏi hữu ích khác là bạn có người phụ trách HR nội bộ nào chịu trách nhiệm về vận hành HR không. Nếu không, phần mềm vẫn có thể khiến người sáng lập phải làm quá nhiều. PEO có thể tạo cấu trúc rõ ràng hơn sớm hơn.
Bạn cũng có thể so sánh các lựa chọn theo thứ tự sau:
1. Liệt kê điều đang tốn nhiều thời gian nhất hiện tại: chạy lương, phúc lợi, giấy tờ tuyển dụng, tuân thủ, workers' comp, câu hỏi từ nhân viên.
2. Tách “vấn đề do công cụ” khỏi “vấn đề do năng lực”. Vấn đề do công cụ có thể cần phần mềm. Vấn đề do năng lực có thể cần đối tác cung cấp dịch vụ.
3. Hỏi xem bạn đang hoạt động ở nhiều bang hay dự kiến tuyển dụng nhanh. Độ phức tạp thường đẩy doanh nghiệp về phía cần nhiều hỗ trợ hơn.
4. So sánh chi phí đầy đủ, không chỉ phí nền tảng theo tháng.
5. Đọc hợp đồng thật kỹ trước khi ký.
Những cờ đỏ cần để ý trước khi bạn chọn
Dù bạn đang mua phần mềm HR hay đang cân nhắc PEO, hãy cẩn thận với giá không rõ ràng và các cuộc gọi bán hàng bị thúc ép. Nếu ai đó không thể giải thích phần nào được bao gồm, phần nào tốn thêm chi phí, cách hoạt động của bộ phận hỗ trợ, hoặc cách hủy, thì hãy chậm lại.
Đối với PEO đặc biệt, hãy chú ý các khoản phí mơ hồ hoặc bị gộp, điều khoản cam kết dài (lock-in), phí thiết lập ẩn, phí thoát ẩn, không có chứng nhận/accreditation rõ ràng, hoặc bị gây áp lực để ký nhanh. Hãy hỏi liệu nhà cung cấp có phải là CPEO không và liệu có được ESAC công nhận không. Sau đó, hãy yêu cầu toàn bộ thỏa thuận dịch vụ và đọc kỹ các khoản phí, độ dài thời hạn, điều khoản gia hạn và điều khoản thoát.
Đừng cho rằng mọi nhà cung cấp đều bao gồm giống nhau. Việc chạy lương, kê khai thuế, quản trị phúc lợi, hỗ trợ workers' comp, hỗ trợ tuyển dụng, hướng dẫn tuân thủ và quản trị HR có thể được đóng gói theo những cách khác nhau.
Nếu bạn muốn được hỗ trợ hiểu các lựa chọn của mình, hãy get matched hoặc khám phá thêm các guides và help. PEO Atlas miễn phí cho doanh nghiệp. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và nhu cầu như: tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên (headcount), bang, bạn cần hỗ trợ gì và thông tin liên hệ. Chúng tôi không yêu cầu EINs, số tài khoản ngân hàng, số An sinh Xã hội của nhân viên, danh sách nhân viên đầy đủ, thu nhập hoặc hồ sơ sức khỏe.
Nếu bạn chủ yếu cần một công cụ thì hãy dùng phần mềm HR; nếu bạn cần một đối tác để xử lý nhiều phần back-office của người sử dụng lao động thì hãy xem xét PEO.
Câu hỏi thường gặp
PEO có giống phần mềm HR không?
Không. Phần mềm HR chủ yếu là công cụ mà doanh nghiệp bạn sử dụng. PEO là một mô hình dịch vụ có thể kết hợp chạy lương, phúc lợi, hỗ trợ tuân thủ và quản trị HR dưới một nhà cung cấp.
Tôi có bị mất quyền kiểm soát nhân viên khi dùng PEO không?
Không. Trong mô hình co-employment, PEO xử lý một số chức năng liên quan đến lương, thuế và phúc lợi, nhưng doanh nghiệp của bạn vẫn giữ quyền kiểm soát việc tuyển dụng, sa thải, mức lương, lịch làm việc và quản lý hằng ngày.
PEPM nghĩa là gì?
PEPM nghĩa là mỗi nhân viên mỗi tháng. Đây là một cách tính giá dịch vụ PEO khá phổ biến, ví dụ như phí theo tháng cho mỗi nhân viên trong đội của bạn.
CPEO nghĩa là gì?
CPEO là viết tắt của Certified Professional Employer Organization (tổ chức tuyển dụng lao động chuyên nghiệp được chứng nhận). Đây là chứng nhận của IRS. Đây là một “tín hiệu” hữu ích để kiểm tra, nhưng bạn vẫn nên xem lại hợp đồng của nhà cung cấp, các khoản phí, phạm vi dịch vụ và mức độ phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Phần mềm HR có rẻ hơn PEO không?
Thường là rẻ hơn khi nhìn ban đầu, nhưng không phải lúc nào cũng rẻ hơn về tổng thể. Phần mềm có thể có phí trực tiếp thấp hơn, trong khi PEO có thể bao gồm nhiều dịch vụ hơn trong một gói. So sánh đúng là tổng chi phí của phần công cụ cộng với chi phí thuê bên ngoài so với gói hỗ trợ được cung cấp chung.
Làm sao tôi biết mình cần loại nào?
Nếu bạn chủ yếu cần sắp xếp tốt hơn và đội ngũ của bạn có thể tự xử lý các nhiệm vụ chạy lương và HR, thì phần mềm có thể là đủ. Nếu bạn muốn được hỗ trợ nhiều hơn cho chạy lương, phúc lợi, tuân thủ và quản trị HR, thì PEO có thể phù hợp hơn.