Câu trả lời nhanh
Co-employment (đồng sử dụng lao động) hoạt động như thế nào?
Co-employment là cách một PEO chia sẻ “trách nhiệm của người sử dụng lao động” cho việc trả lương, thuế và phúc lợi, trong khi bạn vẫn giữ quyền kiểm soát việc vận hành doanh nghiệp. Dưới đây là cách nó thường vận hành và những điểm cần lưu ý trước khi ký.
Câu trả lời trực tiếp: co-employment có nghĩa là gì
Trong hầu hết các mối quan hệ PEO, PEO trở thành đồng người sử dụng lao động cho một số nhiệm vụ của người sử dụng lao động—chủ yếu là quản lý bảng lương (payroll), quản trị thuế và quản trị phúc lợi.
Bạn vẫn vận hành doanh nghiệp hằng ngày. Nói đơn giản: bạn giữ quyền kiểm soát các quyết định tuyển dụng, mức lương bạn đặt (hoặc phê duyệt), phân công công việc và quản lý nơi làm việc. Vai trò của PEO là xử lý các giấy tờ và quy trình nhân sự ở hậu trường theo kiểu một mô hình “employer-of-record” (người đứng tên sử dụng lao động) sẽ thực hiện.
Phần chia cụ thể phụ thuộc vào hợp đồng và tiểu bang của bạn. Vì vậy, điều quan trọng là phải đọc kỹ thỏa thuận và hỏi rõ về trách nhiệm, mốc thời gian và phí.
PEO Atlas là dịch vụ ghép cặp MIỄN PHÍ, không phải PEO và không phải đơn vị cung cấp dịch vụ HR. Chúng tôi cung cấp giáo dục thông tin chung và giúp bạn được ghép, nhưng không thực hiện công việc HR, công việc thuế, công việc phúc lợi, hay tư vấn pháp lý.
Nhìn theo kiểu “ngăn xếp vận hành” (không dùng thuật ngữ)
Hãy hình dung trách nhiệm của người sử dụng lao động giống như một ngăn xếp các hệ thống. Co-employment chủ yếu là việc chuyển một vài lớp trong ngăn xếp đó sang cho PEO.
Đây là mẫu thường gặp:
- Xử lý payroll và tuân thủ liên quan đến tiền lương (PEO phụ trách quản trị payroll)
- Quản trị phúc lợi (PEO giúp bạn cung cấp/quản lý phúc lợi thông qua các sắp xếp của họ)
- Hỗ trợ tuân thủ HR (PEO hỗ trợ nhiều nhiệm vụ tuân thủ của người sử dụng lao động)
- Bảo hiểm tai nạn lao động (workers’ comp) và các quy trình liên quan (thường được xử lý qua thiết lập của PEO)
Trong khi đó, doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm cho các quyết định “tiền tuyến” giúp công ty của bạn đúng là công ty của bạn:
- Bạn tuyển ai và bạn quản lý hiệu suất ra sao
- Công việc gì được thực hiện và cách sắp lịch cho các nhóm
- Chính sách công ty của bạn khi dùng hằng ngày (và cách chúng được truyền đạt)
Vì hợp đồng khác nhau, đừng cho rằng “co-employment” ở đâu cũng mang cùng một bộ trách nhiệm. Hợp đồng phải ghi rõ ràng.
Các thuật ngữ quan trọng mà chủ doanh nghiệp thường nghe: PEO, co-employment, PEPM và CPEO
PEO (Professional Employer Organization / Tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp): Một công ty cung cấp dịch vụ sử dụng lao động thuê ngoài—thường là payroll, quản trị phúc lợi và hỗ trợ tuân thủ HR—theo cấu trúc co-employment.
Co-employment: Trong cấu hình này, PEO và doanh nghiệp của bạn đều được tính là “người sử dụng lao động” cho một số mục đích nhất định (đặc biệt là quản trị payroll/thuế/phúc lợi). “Cả hai người sử dụng lao động” không tự động có nghĩa là bạn mất quyền kiểm soát tuyển dụng hoặc việc giám sát hằng ngày—nhưng bạn cần xác nhận điều đó trong hợp đồng.
PEPM (per-employee-per-month / theo nhân viên mỗi tháng): Một cách phổ biến để tính phí dịch vụ của PEO. Nhiều nhà cung cấp tính khoảng một mức phí theo tháng cho mỗi nhân viên (thường theo các khoảng như khoảng $40–$160 mỗi nhân viên mỗi tháng). Con số thực tế phụ thuộc vào số lượng nhân sự (headcount), các dịch vụ bạn chọn và quy định của tiểu bang bạn. Đây không phải là báo giá và không được đảm bảo.
CPEO (Certified PEO / PEO được chứng nhận): Một số nhà cung cấp được chứng nhận với IRS (hoặc đáp ứng các tiêu chí chứng nhận khác). “Được chứng nhận” có thể là tín hiệu tin cậy cho một số chức năng quản trị thuế, nhưng vẫn cần thiết phải đọc toàn bộ hợp đồng và xác nhận bạn đang đăng ký cho những gì.
Quy tắc, thuế và phúc lợi thay đổi theo từng tiểu bang, nên “cách làm” có thể khác nhau giữa các nơi.
Co-employment thường thay đổi gì cho công ty của bạn
Hầu hết chủ doanh nghiệp nhận thấy ba thay đổi thực tế: xử lý hậu trường nhanh hơn, ít gánh nặng giấy tờ hơn, và có quy trình khác cho các công việc payroll/phúc lợi.
Trong nhiều cấu hình:
- Bạn gửi các dữ liệu về thời gian/trả lương theo cách mà nhà cung cấp yêu cầu (chi tiết quy trình sẽ khác nhau)
- PEO xử lý payroll và thực hiện quản trị thuế payroll của người sử dụng lao động như mô tả trong hợp đồng
- Phúc lợi được quản trị thông qua các sắp xếp phúc lợi của PEO (sẵn có gói và điều kiện đủ tư cách phụ thuộc vào nhà cung cấp và tiểu bang)
Quyền kiểm soát thường vẫn thuộc về doanh nghiệp đối với những việc quan trọng về mặt vận hành—như ai thực hiện công việc và cách đội ngũ của bạn được quản lý. Nếu nhà cung cấp nói khác đi với bạn, đó là câu hỏi lớn cần làm rõ trước khi ký.
Nếu bạn muốn so sánh chi phí và cấu trúc, xem PEO cost basics.
Những dấu hiệu cảnh báo cần để ý (hãy đọc kỹ hợp đồng)
Trước khi ký, hãy coi hợp đồng như một tài liệu vận hành—không phải lời chào bán. Co-employment là một mối quan hệ thật với những nghĩa vụ thật.
Các dấu hiệu cảnh báo thường gặp bao gồm:
- Phí mơ hồ hoặc được gộp chung mà không ghi rõ bạn phải trả cho những gì (đặc biệt là phí thiết lập, phí theo nhân viên, phí hành chính, hoặc phí “truyền qua”)
- Thời hạn bị khóa dài (và thời điểm gia hạn/kết thúc không rõ)
- Phí thoát ẩn hoặc chi phí thoát cao khiến việc rời đi trở nên khó khăn
- Bị gây áp lực phải ký nhanh mà không có thời gian xem kỹ phí, điều khoản kết thúc và ngôn ngữ về việc rời khỏi
- Không có tín hiệu chứng nhận phù hợp (ví dụ: xem trạng thái PEO được IRS-Certified / ESAC accreditation nếu có liên quan)
Ngoài ra, hãy hỏi trách nhiệm được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu như thế nào: ai làm gì đối với lỗi payroll, thay đổi điều kiện đủ hưởng phúc lợi, hỗ trợ tuân thủ và các quy trình workers’ comp.
PEO Atlas có thể giúp bạn được ghép với các nhà cung cấp, nhưng chúng tôi không xem xét các hợp đồng pháp lý. Tài liệu diễn giải theo từng hợp đồng cụ thể phải do chuyên gia được cấp phép của bạn (và bộ phận tuân thủ của nhà cung cấp) cung cấp.
Cách để được ghép cặp (và những chi tiết chúng tôi thu thập)
Nếu bạn đang cân nhắc một tùy chọn PEO hoặc outsourcing nhân sự, bước đầu tiên là ghép bạn với các nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu và tiểu bang của bạn.
Để làm điều đó, chúng tôi chỉ thu thập chi tiết về doanh nghiệp + nhu cầu, ví dụ như:
- Tên doanh nghiệp
- Khoảng số lượng nhân sự (headcount)
- Tiểu bang nơi bạn hoạt động
- Bạn cần được hỗ trợ gì (ví dụ: hỗ trợ payroll, quản trị phúc lợi cho nhân viên, quản trị HR, hỗ trợ tuân thủ, hoặc các quy trình workers’ comp)
- Cách liên hệ với bạn
Chúng tôi không hỏi EINs, số tài khoản ngân hàng, SSNs của nhân viên, danh sách nhân viên đầy đủ, thu nhập hoặc hồ sơ sức khỏe.
Bắt đầu tại đây: get matched. Nếu bạn mới với các thuật ngữ, hãy xem guides hoặc bắt đầu với help.
Co-employment thường có nghĩa là PEO chia sẻ một số trách nhiệm của người sử dụng lao động cho payroll/thuế/phúc lợi trong khi bạn vẫn giữ quyền kiểm soát việc vận hành doanh nghiệp—vì vậy hãy xác nhận rõ phần chia trách nhiệm và phí cụ thể trong hợp đồng trước khi ký.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có bị mất quyền kiểm soát doanh nghiệp nếu dùng PEO theo mô hình co-employment không?
Thường là không. Trong đa số sắp xếp co-employment, bạn vẫn giữ quyền kiểm soát việc tuyển dụng/sa thải, mức lương bạn đặt hoặc phê duyệt và việc giám sát hằng ngày, trong khi PEO phụ trách quản trị hành chính ở hậu trường của người sử dụng lao động. Hãy xác nhận điều này trong hợp đồng vì chi tiết có thể khác nhau.
Co-employment thay đổi gì cho payroll và thuế?
Trong mô hình co-employment, PEO thường hỗ trợ quản trị payroll và các quy trình thuế payroll của người sử dụng lao động như mô tả trong hợp đồng. Doanh nghiệp vẫn có vai trò vận hành (ví dụ: cung cấp các dữ liệu đầu vào về thời gian/payroll). Trách nhiệm cụ thể sẽ khác nhau tùy nhà cung cấp và quy định của tiểu bang.
PEPM là gì và tôi nên kỳ vọng phải trả bao nhiêu?
PEPM nghĩa là giá theo từng nhân viên mỗi tháng. Nhiều nhà cung cấp tính dịch vụ theo khoảng khoảng $40–$160 mỗi nhân viên mỗi tháng, tùy thuộc vào các dịch vụ được chọn, số lượng nhân sự và tiểu bang. Đây là khoảng chi phí, không phải báo giá và không có cam kết tiết kiệm.
CPEO là gì?
CPEO nhìn chung là PEO được chứng nhận với IRS. Đây có thể là tín hiệu tin cậy cho một số chức năng quản trị thuế, nhưng bạn vẫn cần xem lại toàn bộ hợp đồng về phí, thời hạn và các lựa chọn rời đi.
Trước khi ký thỏa thuận co-employment với PEO, tôi nên hỏi những gì?
Hãy hỏi: ai chịu trách nhiệm làm gì cho payroll, quản trị phúc lợi, hỗ trợ tuân thủ và các quy trình workers’ comp; tổng phí bao gồm những gì; thời hạn hợp đồng và gia hạn; và cách bạn rời đi cũng như chi phí là bao nhiêu. Nếu có bất cứ điều gì không rõ hoặc mơ hồ, hãy yêu cầu câu trả lời bằng văn bản và đọc toàn bộ hợp đồng.