Cẩm nang ra quyết định thuê ngoài HR

Cẩm nang này giúp bạn quyết định điều gì

Cẩm nang Ra quyết định Thuê ngoài HR là một mẫu đơn giản cho chủ doanh nghiệp đang tốn quá nhiều thời gian cho bảng lương, thủ tục nhận nhân sự mới, câu hỏi về phúc lợi, hoặc giấy tờ HR. Nó giúp bạn sắp xếp các lựa chọn chính: tự làm, dùng phần mềm bảng lương, thuê nhà cung cấp HR, hoặc làm việc với PEO.

Nó đặc biệt hữu ích nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, một người sử dụng lao động lần đầu, hoặc là chủ doanh nghiệp mới làm quen với hệ thống tại Hoa Kỳ. Nếu các cụm từ “PEO”, “co-employment (đồng sử dụng lao động)”, và “benefits administration (quản trị phúc lợi)” nghe có vẻ tương tự nhau, cẩm nang này sẽ giúp bạn chậm lại và so sánh từng phần một.

PEO Atlas là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải PEO, công ty bảng lương, công ty môi giới phúc lợi, công ty bảo hiểm, đơn vị thuế, hoặc văn phòng luật. Cẩm nang này chỉ cung cấp thông tin chung, để bạn có thể so sánh rõ ràng hơn trước khi trao đổi với các nhà cung cấp.

Trong cẩm nang có gì

Cẩm nang được thiết kế để giúp bạn suy nghĩ về chi phí thực sự của việc thuê ngoài, không chỉ nhìn vào giá niêm yết. Cẩm nang dẫn bạn qua các câu hỏi quan trọng nhất khi so sánh các lựa chọn:

1. Hiện bạn có bao nhiêu nhân viên, và liệu bạn có dự kiến tăng trưởng sớm không.
2. Những công việc nào đang tốn nhiều thời gian nhất: bảng lương, nhận nhân sự mới, giấy tờ tuân thủ, phúc lợi, bảo hiểm tai nạn lao động (workers’ comp), tuyển dụng, hoặc quản trị HR.
3. Bạn chỉ muốn phần mềm, hay muốn một nhà cung cấp cũng xử lý nhiều hơn phần “back office” (các khâu hành chính phía sau).
4. Bạn cần mức hỗ trợ bao nhiêu từ một người thật, không chỉ là nền tảng/phần mềm.
5. Mức ngân sách nào là hợp lý với doanh nghiệp của bạn.

Cẩm nang cũng giúp bạn đối chiếu các kiểu định giá mà bạn có thể thấy trên thị trường, như giá theo từng nhân viên mỗi tháng hoặc giá dựa trên phần trăm. Chi phí thực tế sẽ khác nhau tùy theo số lượng nhân sự, các dịch vụ đi kèm và tiểu bang của bạn, vì vậy cẩm nang nhằm giúp bạn đặt câu hỏi tốt hơn — không phải để đưa ra báo giá.

Cách dùng cẩm nang trước khi bạn so sánh các PEO

Bắt đầu bằng việc điền cẩm nang dựa trên tình hình doanh nghiệp hiện tại của bạn, chứ không phải “mô hình lý tưởng” trong tương lai. Hãy trung thực về việc bạn đang tốn thời gian ở đâu ngay lúc này, vì đó thường là nơi thuê ngoài giúp giảm nhiều rắc rối nhất.

Tiếp theo, dùng các câu trả lời để quyết định bạn sẽ hỏi từng nhà cung cấp điều gì. Ví dụ, nếu vấn đề đau đầu nhất của bạn là bảng lương, hãy hỏi liệu hỗ trợ chỉ bảng lương có đủ không. Nếu bạn muốn được hỗ trợ về phúc lợi, tuân thủ, và workers’ comp (bảo hiểm tai nạn lao động) ở một nơi, thì PEO có thể đáng để bạn so sánh kỹ hơn. PEO sẽ trở thành “co-employer (đồng sử dụng lao động)” cho mục đích bảng lương, thuế và quản trị phúc lợi, nhưng doanh nghiệp của bạn vẫn giữ quyền kiểm soát việc tuyển dụng, sa thải, mức lương và công việc hằng ngày.

Trước khi ký bất cứ điều gì, hãy đọc kỹ toàn bộ hợp đồng. Xem các khoản phí, phí thiết lập, thời hạn cam kết, điều khoản gia hạn và điều khoản thoát (kết thúc). Hãy để ý các khoản phí gộp mơ hồ, thời gian “khóa” dài, phí ẩn, không có chứng nhận/kiểm định (accreditation), hoặc việc bị gây áp lực phải ký nhanh.

Cẩm nang này phù hợp với ai

Cẩm nang này phù hợp nếu bạn:

• Là chủ doanh nghiệp nhỏ muốn giảm bớt công việc hành chính.
• Là công ty đang phát triển và sắp có những nhân viên đầu tiên.
• Là doanh nghiệp do người nhập cư hoặc thế hệ đầu tiên đứng tên, đang tìm hiểu cách vận hành hệ thống bảng lương và HR của Hoa Kỳ.
• Muốn có một công cụ so sánh đơn giản trước khi đặt lịch gọi với các nhà cung cấp.

Cẩm nang này không phải là ý kiến pháp lý, thuế, bảo hiểm hoặc đánh giá về mức độ tuân thủ HR. Nếu bạn cần lời khuyên cho tình huống cụ thể của mình, hãy trao đổi với PEO có giấy phép, kế toán, hoặc luật sư, vì quy định sẽ khác nhau theo từng tiểu bang.

Sau khi bạn hoàn thành xong cẩm nang

Khi bạn đã hoàn tất cẩm nang, bạn có thể dùng các câu trả lời để yêu cầu ghép cặp miễn phí qua Get matched. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và nhu cầu của bạn, như tên doanh nghiệp, số lượng nhân sự, tiểu bang, bạn cần hỗ trợ gì, và thông tin liên hệ.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm trước, hãy đọc How to choose a PEO hoặc xem trang services để hiểu các cách khác nhau mà doanh nghiệp có thể thuê ngoài bảng lương và HR. Mục tiêu rất đơn giản: giúp bạn so sánh các nhà cung cấp một cách bình tĩnh và chọn mô hình phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.