Chi phí của PEO là bao nhiêu?

Câu trả lời ngắn: PEO thường tính theo mỗi nhân viên (PEPM) hoặc theo tỷ lệ phần trăm của quỹ lương

Hầu hết các thỏa thuận thuê ngoài PEO/HR được tính theo một trong hai cách: (1) phí theo nhân viên trên mỗi tháng (thường gọi là PEPM), hoặc (2) tỷ lệ phần trăm của quỹ lương.

Trong cả hai trường hợp, chi phí thực tế phụ thuộc vào số lượng nhân sự của bạn, tiểu bang của bạn và các dịch vụ bạn chọn (ví dụ: xử lý lương, hỗ trợ HR và quản trị workers’ comp). Các khoảng bên dưới không phải là báo giá.

PEO Atlas là dịch vụ GHÉP MIỄN PHÍ. Chúng tôi giúp bạn so sánh các lựa chọn bằng cách thu thập thông tin CHỈ từ phía doanh nghiệp + nhu cầu—không thu thập thông tin nhân viên nhạy cảm hoặc thông tin thuế.

Nếu bạn muốn có điểm bắt đầu nhanh, xem hướng dẫn của chúng tôi về [PEO costs]( /costs/ ) và sử dụng dịch vụ ghép miễn phí tại get-matched.

Các thuật ngữ tính phí phổ biến (diễn giải dễ hiểu): PEO, CPEO, PEPM và co-employment

PEO là Professional Employer Organization (tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp). Trong mô hình PEO điển hình, PEO sẽ đảm nhận một phần “hậu cần văn phòng” của người sử dụng lao động và trở thành đồng sử dụng lao động (co-employer) cho một số chức năng liên quan đến lương và thuế/phúc lợi.

CPEO là Certified PEO (PEO được chứng nhận). Ở nhiều tiểu bang, CPEO được thiết kế để cung cấp các dịch vụ đồng sử dụng lao động tương tự thông qua một khung chứng nhận cụ thể. Chi tiết chính xác có thể khác nhau, vì vậy hãy luôn so sánh hợp đồng với hợp đồng theo dạng đối chiếu từng mục.

PEPM nghĩa là Per Employee Per Month (mỗi nhân viên trên mỗi tháng). Đây là khoản phí hằng tháng có thể dự đoán được dựa trên số lượng nhân viên của bạn.

Co-employment nghĩa là PEO sẽ đóng vai trò đồng sử dụng lao động cho mục đích lương/thuế/phúc lợi, nhưng doanh nghiệp của bạn nhìn chung vẫn giữ quyền kiểm soát việc tuyển dụng, sa thải, mức lương và công việc hằng ngày. Hợp đồng của bạn cần nêu rõ ai làm gì.

Các khoảng chi phí thường gặp mà bạn có thể thấy (không phải báo giá)

Dưới đây là các mức tham chiếu trung thực, phổ biến về phía người sử dụng lao động tại Mỹ. Đây là các khoảng bạn có thể gặp—không phải cam kết, và không thay thế cho việc nhận báo giá.

- PEPM (mỗi nhân viên trên mỗi tháng): khoảng $40–$160 cho mỗi nhân viên mỗi tháng

- Theo tỷ lệ phần trăm của quỹ lương: khoảng 2%–12% của tiền lương (cách tính và những gì được bao gồm thay đổi rất nhiều)

Đôi khi con số “đưa ra ban đầu” không phản ánh hết chi phí tổng (all-in). Nhà cung cấp có thể tính phí PEO/HR cơ bản cộng với các hạng mục tính thêm cho các dịch vụ như xử lý lương, quản trị HR, hỗ trợ tuân thủ, onboarding, hoặc quản trị workers’ comp. Hãy yêu cầu bảng phí đầy đủ.

Vì quy định và lựa chọn phúc lợi có thể khác nhau theo tiểu bang, chi phí thực tế của bạn có thể nằm ngoài các khoảng này. Mục tiêu là so sánh “cùng một loại hàng” (như táo với táo), chứ không chỉ đuổi theo giá dán thấp nhất.

Điều gì quyết định giá của bạn: số nhân sự, tiểu bang và các dịch vụ bạn gộp vào

Chi phí PEO thường thay đổi khi công ty bạn thay đổi. Hầu hết các mô hình tính phí tăng/giảm theo số nhân viên—vì vậy việc tăng từ, chẳng hạn, 5 nhân viên lên 25 nhân viên có thể làm thay đổi tổng chi phí hằng tháng.

Tiểu bang của bạn cũng quan trọng. Quy định workers’ comp, yêu cầu tuân thủ và cách vận hành co-employment có thể khác nhau theo tiểu bang.

Việc bạn chọn bao gồm những gì cũng quan trọng tương đương. Nhà cung cấp có thể gộp nhiều mức độ khác nhau của:

• Xử lý lương và quản trị thuế lương
• Quản trị HR và hỗ trợ tài liệu HR
• Quản trị phúc lợi nhân viên
• Hỗ trợ quy trình tuyển dụng/onboarding
• Quản trị workers’ comp

Hai công ty có cùng số lượng nhân viên vẫn có thể phải trả các tổng khác nhau nếu một bên chọn thêm dịch vụ hoặc nếu hợp đồng có các khoản phí tách riêng.

Các dấu hiệu rủi ro trong hợp đồng: cần đọc gì trước khi ký

Trước khi ký bất cứ thứ gì, hãy đọc toàn bộ hợp đồng về phí, thời hạn và cách thoát (exit). Những bất ngờ về giá thường xuất phát từ phần chữ nhỏ.

Các dấu hiệu rủi ro cần để ý:

• Phí mơ hồ hoặc phí gộp nhưng không nêu rõ bạn đang trả cho điều gì
• Thời hạn cam kết dài (hoặc tự gia hạn) mà bạn không thể thoát dễ dàng
• Các khoản phí thiết lập, triển khai hoặc “transition” ẩn
• Phí thoát ẩn, hình phạt, hoặc yêu cầu phải ở lại sau khi chấm dứt
• Bị thúc ký nhanh mà không xem kỹ bảng phí
• Không có thông tin rõ ràng về chứng nhận/uy tín (ví dụ, tìm chứng nhận IRS-Certified PEO / ESAC accreditation khi áp dụng)

Ngoài ra, hãy đảm bảo hợp đồng giải thích trách nhiệm của co-employment theo cách dễ hiểu: doanh nghiệp của bạn giữ quyền kiểm soát gì, và PEO kiểm soát gì cho mục đích lương/thuế/phúc lợi. Nếu có bất kỳ điểm nào không rõ, hãy đặt câu hỏi và yêu cầu câu trả lời bằng văn bản.

Cách so sánh đề xuất một cách an toàn (và giữ quyền kiểm soát)

Hãy xem việc so sánh nhà cung cấp như việc xây dựng một bảng điều khiển (dashboard): bạn muốn nhìn thấy đầy đủ danh sách phí và những hạng mục nào được bật/tắt.

Dùng checklist này khi trao đổi với nhà cung cấp:

• Mô hình tính giá là gì (PEPM vs theo tỷ lệ phần trăm của quỹ lương)?
• Những dịch vụ nào được bao gồm trong phí cơ bản?
• Có phí tách riêng cho xử lý lương, quản trị HR, quản trị workers’ comp, onboarding hoặc hỗ trợ tuân thủ không?
• Thời hạn hợp đồng, cơ chế gia hạn và quy trình thoát là gì?
• Điều gì xảy ra nếu số lượng nhân sự của bạn thay đổi?
• Co-employment vận hành như thế nào trong thực tế, và những quyết định nào vẫn thuộc về doanh nghiệp của bạn?

Nhớ rằng: PEO Atlas không phải là một PEO và không thực hiện các công việc về HR, lương, phúc lợi, bảo hiểm, thuế hoặc pháp lý. Chúng tôi là dịch vụ GHÉP MIỄN PHÍ giúp bạn tìm và so sánh các lựa chọn—sau đó bạn sẽ là người chọn làm việc với đơn vị nào.

Để biết thêm nền tảng, xem PEO basics và phần hỗ trợ so sánh chi phí theo từng bước tại help.